Veldhuizen Transport schakelt met succes over naar digitale boekhouding

15 augustus 2023 | Door:  Rutger van den Noort

Omwegen maken is er bij een goed georganiseerd transportbedrijf als Veldhuizen Transport niet bij. Ook in de boekhouding kiest het bedrijf in Werkhoven tegenwoordig de kortste route. Aan de hand van Alfa maakte Veldhuizen Transport de digitale overstap naar Exact Online. Handmatige boekingen zijn verleden tijd. En de switch? “Het is redelijk snel gegaan”, kijkt Patricia Veldhuizen terug op het traject.

Sinds 1988 bestaat het bedrijf. En met succes, zegt Patricia die onder meer de boekhouding voor haar rekening neemt. “We hebben twintig vrachtwagens. Omdat we niet al te groot zijn, zijn we flexibel. We hebben korte lijntjes met de klanten. Daar zijn we heel sterk in.” De laatste jaren heeft het transportbedrijf in Werkhoven fors ingezet op automatisering. Patricia: “We zijn digitaal al aardig up-to-date. We hebben nu een CMR-systeem waardoor we klanten online op de hoogte kunnen houden van de status van hun order.”

Toekomstbestendig boekhoudprogramma

Wat er nog ontbrak op het digitale verlanglijstje, was een toekomstbestendig boekhoudprogramma. Daarvoor klopt Veldhuizen Transport aan bij Alfa, dat al zeven jaar lang verantwoordelijk is voor de salarisadministratie. Voor het tweede jaar achtereen fungeert Alfa ook als accountant. “Ik was Carol de Wit, Sectormanager Transport & Logistiek, al een paar keer tegengekomen op de Transport Compleet Beurs in Gorinchem. We zochten een accountant die branchegericht is. En we wilden graag een accountant die thuis is in het nieuwe boekhoudprogramma. Als die accountant programmatuur heeft om sneller inzicht te geven in de cijfers, dan krijg je ook tussentijds advies. De inrichting van het programma is dan nog wel een hobbel die je moet nemen.”

Begeleiding naar een digitale boekhouding

Daarvoor schoof Alfa Rutger van den Noort naar voren. Als IT-adviseur begeleidt hij voor diverse kantoren de overstap naar een digitale boekhouding. In het geval van Veldhuizen Transport: die van Multivers Alumium (ex Unit4) naar Exact Online. Wat trof Rutger aan in Werkhoven? “Een proces dat nog traditioneel was ingericht. De afdeling administratie boekte alle inkoopfacturen nog met de hand in, die werden geprint en in een multomap gestopt, om vervolgens te worden betaald. Dat ging nog niet met betaalbatches. Daar wilden ze vanaf. Het bedrijf groeit en het was niet de bedoeling om nog een extra persoon aan te nemen voor de boekhouding.”

Volledig geautomatiseerd proces

Inmiddels is het proces volledig geautomatiseerd. Een inkoopfactuur die binnenkomt wordt doorgezet naar Basecone om te worden gescand. Basecone is een scan-en-herkentool die als ‘voorportaal’ voor Exact Online fungeert. Daarna wordt de factuur ingeboekt en beschikbaar gesteld in Exact Online voor betaling. Daarin is de factuur als pdf oproepbaar. Rutger: “Facturen gaan nu veel sneller door de boekhouding, banktransacties lopen soepeler en Patricia is er veel minder tijd aan kwijt. Hierdoor blijft ruimte over voor andere werkzaamheden.”

‘Redelijk snel mijn weg vinden’

Patricia: “Multivers was niet gekoppeld aan een scanprogramma waardoor we alles op papier moesten uitprinten. We hebben nu wel sneller inzicht in de betalingen per week of per dag.  In Multivers gingen alle afschriften in een map omdat er geen koppeling was.  Dan moest je het weer nalopen.” Kostte de overgang veel energie? “Rutger is hier een keer langs geweest om alles klaar te zetten voor de autorisatie, wie er in het programma mag kijken. Daarna is alles via Teamviewer gegaan. Hierdoor verliep de overgang soepel.”

Ingewikkeld? “Ik vond het al met al wel meevallen. In het begin ben je je houvast kwijt: waar moet je het zoeken. Maar ik moet zeggen dat ik redelijk snel mijn weg kon vinden in het programma. Had ik tussentijds een vraag, dan reageerde Rutger snel. Dat ging heel goed. Er zijn altijd dingen die je nog kunt leren. Maar dat is meer op het niveau van de handigheidjes in het programma. Dan gaat het om de finesses. We komen er nu al een heel eind mee.“

Wil jij ook aan de gang met het digitaliseren van de boekhouding? Neem dan hier contact met ons op! 

TLN Benchmark

Een van die finesses - en een heel belangrijke - is de toekomstige koppeling met VisionPlanner en de TLN Benchmark. Rutger: “Dat is een mooie vervolgstap voor Veldhuizen Transport. Eerst de inrichting van Exact Online en Basecone, vervolgens de stap naar actueel inzicht via de TLN Benchmark. Als de koppeling er is, kan de klantbeheerder aan de hand van de actuele cijfers periodieke besprekingen houden: hoe zien de cijfers eruit, welke mogelijkheden zijn er om fiscaal of bedrijfseconomisch bij te sturen? Daarvoor hebben we nu alvast de bodemplaat neergelegd.”