Banner

Digitaliseer je (online) boekhouding: klik en klaar

18 februari 2019 | Door:  Rick Duits

Tegenwoordig kun je privé niet meer zonder digitale informatie. Even dat Whatsappbericht versturen of op internet rondkijken. Ondertussen doe je de administratie nog op papier, print je alle mails uit en hou je in Excel bij wie er wanneer heeft betaald. Dat kan veel eenvoudiger: met een (online) boekhouding. Want zeg nu eerlijk, is de administratie je hobby? Bespaar hierop dus tijd om deze te spenderen in de zaak of samen met het gezin.

Excellijstjes en -facturen digitaliseren

Waarom nog facturen opstellen in Excel? Dit is een tijdrovend proces met kans op tikfoutjes, dubbele factuurnummers en het veelal overtypen of kopiëren van gegevens. Gebruik hiervoor je (online) administratiepakket. Het opzoeken van de meest recente factuur hoeft niet meer. Je voert de klantgegevens eenmaal in. Je selecteert de klant en voert vervolgens factuurinformatie in.

Een conceptfactuur bekijk je en na goedkeuring verstuur je een digitale factuur aan de klant. De factuur zit meteen in de online boekhouding. Na verwerking van de bank heb je meteen inzicht in de openstaande debiteuren.

Via het Alfa Management Paneel heb je lijstjes met openstaande saldo’s bij de hand. De kunnen worden gerangschikt op ouderdom en totaal openstaand bedrag. Sneller en makkelijker dan alles opzoeken, uittypen en analyseren.

Digitale facturen

Steeds meer facturen worden per mail ontvangen. Print je deze nog? Waarom niet doorsturen naar je digitale dossier? Een druk op de knop en het zit in je administratie. Scan- en herkensoftware verwerkt de facturen die direct in je administratie worden gezet. Even wat voordelen op een rijtje:

Digitale administratie opzetten

Nu de facturen binnen zijn in de boekhouding is het nog een kwestie van slim gebruikmaken van instellingen. Geef bijvoorbeeld het voorkeursgrootboekrekeningnummer, het IBAN-nummer en de gewenste betaaltermijn mee. Niets is fijner dan sturen op een relevante, uptodate administratie.

Dit geeft meteen de juiste input voor het tussentijdse gesprek met Alfa. Leg een directe bankkoppeling zodat bankafschriften nooit meer handmatig worden ingevoerd. Makkelijk en minder foutgevoelig.

Betaalbatches

Nu de facturen zijn ingevoerd kan je deze net zo makkelijk via het online administratiepakket betalen. Wel zo simpel want alle gegevens heb je al in de boekhouding. Even de factuurgegevens controleren en via de bankkoppeling inlezen in de bank.

De batch accorderen in de bank en klaar. Bespaart een hoop tijd doordat je niet alles selecteert, overtypt en nog een keer die inkoopfactuur bekijkt. Die betaalbatches zijn ook gewoon beschikbaar zonder eigen (online) boekhoudpakket.

Alfa helpt met digitalisering van de (online) boekhouding

Alfa helpt graag met het digitaliseren van je administratie. Van ondersteuning bij de (online) boekhouding tot het totaal ontzorgen van administratie, het kan allemaal bij Alfa. Of je nu een eigen boekhoudpakket hebt of niet: neem contact op met je lokale Alfa-adviseur om de administratie te digitaliseren. 

Verdere informatie

Rick Duits

Rick Duits

Assistent accountant

088 2531868 | rduits@alfa.nl


Meer over Rick