Banner

Voorkom een boete, maak een rondrekening btw/omzetbelasting

20 januari 2021 | Door:  Martin van den Brink

Vooraf
In dit artikel gebruik ik telkens de term btw in plaats van omzetbelasting. In de praktijk worden deze termen door elkaar gebruikt en de betekenis is in de praktijk ook hetzelfde.

Elk jaar in januari zijn we er weer druk mee: de laatste btw-aangifte van het afgelopen jaar. Een uitgelezen kans om alles nog eens goed na te kijken in de boekhouding. Ook is het de gelegenheid om eventuele fouten in de btw-aangiften tot en met november of het derde kwartaal te herstellen in de laatste aangifte van het jaar, december of het vierde kwartaal. Een handig en onmisbaar hulpmiddel hierbij is bijgaand Excel-model: de rondrekening btw.

In dit artikel ga ik verder in op dit model en hoe je dit praktisch kan gebruiken. Aan de orde komen ook een aantal bijzonderheden in de btw-wetgeving die in de praktijk vaak voorkomen.  Met het model Rondrekening btw kan je snel mogelijke verschillen vaststellen tussen de al ingediende aangifte en de werkelijke afdracht van btw op basis van de kolommenbalans. Hierdoor ben je sneller in staat om eventuele verschillen alsnog aan te geven in de nieuwe btw-aangifte of een correctie btw-aangifte (ook wel btw-suppletie) in te dienen over periode waarin het verschil ontstaan is. Dit laatste is verplicht als de afwijking meer dan € 1.000 bedraagt. Hier vindt je meer informatie hierover Btw-aangifte corrigeren (belastingdienst.nl)

Toepassing van het model

Je kan de al ingediende aangiften invullen in de desbetreffende tijdvakken, je vult alleen de geel gearceerde velden in, daarna worden de btw-bedragen automatisch berekend. Als deze afwijken van de ingevulde bedragen op de aangiften, dan overschrijf je dat bedrag. Let op, normaal gesproken zit er hooguit een paar euro verschil in.

Onderaan vul je het totaalbedrag in volgens de meest recente kolommenbalans, dat zal in dit geval per 31 december 2020 zijn. In de kolom Verschil ontstaan dan verschillen die je invult in tijdvak december of het vierde kwartaal. Als de voorgaande perioden goed zijn berekend, sluit de berekende afdracht volgens het model over de laatste periode aan op de berekende btw volgens de btw-aangifte. Wijkt het meer dan € 1.000 af, dan is er een verschil in een voorgaande periode dat via een correctie-aangifte over die periode moet worden aangegeven.

Uiteraard is het wel belangrijk dat je de reden van die grote afwijking probeert te achterhalen. Het is daarom aan te raden om de kolommenbalans waarop je de aangifte baseert te bewaren. Deze kun je dan vergelijken met de nieuwe kolommenbalans over dezelfde periode.  

In de kolommenbalans staan meestal de grootboekrekeningen met betrekking tot de btw in een aparte rubriek. Het saldo van deze grootboekrekeningen vormt de balanspost btw. Normaliter is de balanspost gelijk aan de laatste btw-aangifte, maar btw-suppleties uit voorgaande perioden of jaren kunnen eveneens onderdeel uitmaken van de huidige balanspost. Voor een goede rondrekening is het daarbij noodzakelijk dat je telkens de balanspost kan analyseren. Denk daarbij ook aan verschillen die ontstaan door boetes, belastingrente en deelbetalingen op btw-afdrachten. Hulp hierbij nodig? Bel je Alfa-klantbeheerder!

Bijzondere aandachtspunten in btw-aangiften

Afstandsverkopen (vraag 1a/1b)

Heb je een webshop en lever je ook aan buitenlandse particulieren of vrijgestelde ondernemingen? Dan ben je in principe Nederlandse btw verschuldigd over deze omzet, tenzij je een drempelbedrag overschrijdt. Dit drempelbedrag is per land verschillend, voor België slechts € 35.000 op jaarbasis, voor Duitsland is het € 100.000. Kom je boven het drempelbedrag, dan moet je je registreren in het desbetreffende land. Meer hierover vind je in het artikel van mijn collega Harm-Jan de Boer Van btw-afstandsverkopen zijn we voorlopig nog niet af - Alfa Accountants en Adviseurs. Overigens is de verwachting dat deze regeling per 1 juli 2021 vervalt. Dat neemt niet weg dat onder andere Belgische belastingdienst nog steeds actief is in het opsporen van webshops die in het verleden deze regeling ten onrechte niet hebben toegepast. Een kans op naheffing van Belgische btw en boete is dan zeker aanwezig.

Leveringen aan buitenlandse afnemers, check het btw-nummer (vraag 3b)

Leveringen aan buitenlandse klanten binnen de EU kan tegen 0% btw, maar dan moet die afnemer wel beschikken over een actueel en juist btw-identificatienummer. Check daarom bij iedere levering het btw-nummer via deze website van de Europese Commissie VIES (europa.eu). Let op, doe dat ook telkens bij bestaande klanten. Bij een klant kan de ondernemersvorm wijzigen, waardoor er een btw-nummer vervallen is.

Leveringen (en diensten binnen de EU) uit het buitenland, bereken de btw (vraag 4a/4b)

Koop je wat uit het buitenland, dan wordt door het gebruik van je btw-identificatienummer geen btw berekend over deze levering. Maar let op, je moet wel de btw hierover afgeven in de aangifte bij vraag 4a (buiten EU) of 4b (binnen EU). Vervolgens kan je de btw weer in mindering brengen als voorbelasting bij vraag 5b. Per saldo draag je geen btw af, maar deze manier van aangeven is wel wettelijk verplicht en kan bij belastingcontrole leiden tot naheffingen. Boek daarom altijd deze leveringen op aparte grootboekrekeningen en met een eigen btw-code. Meestal gaat dit wel goed bij inkopen, maar ditzelfde geldt uiteraard ook bij kostenfacturen. Denk hierbij onder andere aan facturen van Google en Facebook. Laat je klantbeheerder meekijken als je twijfelt of dit bij jou goed gaat.

Soms geen btw-aftrek mogelijk, soms juist wel (vraag 5b)

In een aantal gevallen mag je de in rekening gebrachte btw niet aftrekken. Maak je kosten voor eten en drinken voor jezelf, je personeel of je zakenrelatie? Dan mag je de btw niet aftrekken als het eten en drinken wordt genuttigd in een horecagelegenheid. Reis je zelf als ondernemer met het openbaar vervoer, dan mag je 9% btw aftrekken op die uitgaven. Twijfel je over de juiste aftrek van de btw, neem dan contact op met je Alfa klantbeheerder.

Btw over privé-gebruik (vraag 1d)

In de laatste aangifte van het jaar moet je de btw over het privégebruik aangeven. Het meest bekende voorbeeld is de auto van de zaak. Over auto’s die maximaal vier jaar na het jaar van gebruik/aanschaf in je bezit zijn, ben je als hoofdregel 2,7% btw over de cataloguswaarde verschuldigd als je voor de auto ook een bijtelling toepast voor de inkomsten- en/of loonbelasting. Bij auto’s die je langer in bezit hebt of waar je bij aanschaf geen btw hebt afgetrokken (bijvoorbeeld marge-auto’s) is de hoofdregel 1,5% btw over de cataloguswaarde. De cataloguswaarde is makkelijk te achterhalen op de website van het RDW https://ovi.rdw.nl/default.aspx. Overigens kan ook btw verschuldigd zijn als auto’s alleen voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten worden gebruikt, omdat in tegenstelling tot de loonbelasting de woon-werkkilometers als privé ritten worden beschouwd. Speelt dit bij jouw werknemers, neem dan contact op met je Alfa klantbeheerder. 

Voorbeeld

BV X heeft twee werknemers die in een auto van de zaak rijden, Jan rijdt in een Tesla uit 2018 met een cataloguswaarde van € 60.000. De btw-afdracht hierover is 2,7% van € 60.000, dus € 1.620. Piet rijdt in een Toyota Auris die gekocht is in 2013 met een cataloguswaarde van € 30.000. De btw-afdracht hierover is 1,5%, dus € 450. Bij vraag 1d geef je als waarde aan € 90.000 en in de btw-kolom € 2.070. Let op, mogelijk kan de btw-afdracht lager zijn, neem hiervoor contact op met je Alfa klantbeheerder.

Andere posten waarover in de praktijk btw privégebruik aangegeven wordt, zijn:

Privé-auto van IB-ondernemer (geen dga) die wordt gebruikt voor zakelijke ritten

Als je een auto in privé hebt en je belast jaarlijks de zakelijke kilometers tegen € 0,19 per km door aan je onderneming, dan mag je vervolgens ook een deel van de btw op de verbruikskosten (brandstof, onderhoud) in aftrek brengen op de btw-aangifte. Let op, de btw-aftrek geldt niet voor dga’s, alleen voor ondernemers voor de inkomstenbelasting (eenmanszaak/vof/zzp-er).

Voorbeeld

Jan rijdt 25.000 km per jaar met zijn privé-auto, waarvan 15.000 km zakelijk en 10.000 privé. Jan betaalt aan btw op de brandstof € 500 en aan onderhoud € 150. De totale btw bedraagt € 650. Hiervan mag 15.000/25.000e deel, dus € 390 aan voorbelasting worden afgetrokken. Vul dit in bij vraag 5b.

Btw terugvragen over oninbare vorderingen van dubieuze debiteuren (vraag 1a/1b)

Als je debiteuren hebt die facturen ouder dan één jaar nog niet hebben betaald en waarbij het aannemelijk is dat ze dat ook niet meer gaan doen, dan mag je de btw op die facturen terugvragen op de in te dienen btw-aangifte. Meer hierover in dit artikel Vraag op tijd de btw terug bij oninbare vorderingen debiteuren - Alfa Accountants en Adviseurs. Wacht niet te lang om de btw terug te vragen dan een jaar na opeisbaarheid!

Besluit Uitsluiting Aftrek van voorbelasting (BUA) bij verstrekkingen aan uw medewerkers

De btw die je betaalt over uitgaven voor giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen is niet altijd aftrekbaar. Er geldt een drempelbedrag van € 227 (exclusief btw) per werknemer/ontvanger per boekjaar. Zijn je jaarlijkse uitgaven niet meer dan dit bedrag? Dan mag je de btw hierover aftrekken. Eventuele correcties geef je aan bij vraag 1d in de aangifte. Zie ook Personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken (belastingdienst.nl)

Tips en aanbevelingen

Martin van den Brink

Martin van den Brink

Senior klantbeheerder

088 2531803 | mvdbrink@alfa.nl


Meer over Martin