Thuiswerkvergoeding: iets voor jou?

3 januari 2022 | Door:  Patricia ter Haar

Op dit moment denken veel werkgevers na over hybride werken, waarbij de werknemer deels zelf kan bepalen wanneer hij of zij op kantoor werkt en wanneer thuis. De vraag is dan of je als werkgever aan de kosten van het thuiswerken wilt bijdragen.

Is een thuiswerkvergoeding verplicht?

Op dit moment is er geen verplichting om als werkgever een thuiswerkvergoeding te geven. Maar veel werknemers hebben er wél behoefte aan. Ook in nu afgesloten CAO’s wordt hier al op in gespeeld. Daarnaast vervalt per 1 januari 2022 de tijdelijke regeling op grond waarvan de werkgever de reiskostenvergoeding kon laten doorlopen. Vanaf dat moment mag de reiskostenvergoeding alleen nog over daadwerkelijke reisdagen worden uitgekeerd. Dit zal door een groot deel van de werknemers toch als een verlaging in hun loon worden gezien hoewel zij natuurlijk ook minder reiskosten maken. Als werkgever heb je op grond van de Arbowet de verplichting om te zorgen dat de werknemer ook thuis een veilige en Arbo technisch goedgekeurde werkplek heeft. Denk hierbij aan een goede stoel en bureau maar ook ergonomische hulpmiddelen, zoals een beeldscherm en toetsenbord. Zelfs de temperatuur op de arbeidsplaats mag geen schade aan de gezondheid van de werknemer veroorzaken. Vergoeding van onkosten, zoals kosten van energie en koffie, vallen buiten de zorgplicht.

Welke keuzes heb je als werkgever voor het verstrekken van een thuiswerkvergoeding?

Een thuiswerkvergoeding kan bestaan uit een eenmalig bedrag, een dagelijkse vergoeding of een combinatie van beide. De eenmalige vergoeding wordt vaak gebruikt om kosten voor het inrichten van de werkplek te vergoeden. De dagelijkse vergoeding is vaak voor het vergoeden van extra energieverbruik, koffie en WC papier en afschrijving van het bureau en de stoel. Het Nibud heeft in haar laatste richtlijn berekend dat thuiswerken gemiddeld € 2 per dag kost. Deze vergoeding wordt meestal per daadwerkelijk thuis gewerkte dag gedeclareerd.

Argumenten voor en tegen een thuiswerkvergoeding

Als argument vóór het geven van een vergoeding voor thuiswerken, wordt vaak aangeven dat dit naast een vergoeding van daadwerkelijke kosten, ook ziet op een stukje waardering van de medewerker. Daarnaast hebben de meeste werkgevers die al kozen voor een thuiswerkvergoeding de vaste reiskostenvergoeding voor thuiswerkdagen al stopgezet, wat ook een kostenbesparing met zich meebrengt.

Als argument tegen een thuiswerkvergoeding, wordt vaak genoemd dat de kosten voor het levensonderhoud lager zijn dan vóór corona en dat door het thuiswerken ook de reistijd vervalt. Bovendien is er geen juridische grondslag om dagelijkse kosten te verhalen op de werkgever. 

Thuiswerken en de belastingdienst; wat mag wel en wat mag niet?

Een thuiswerkvergoeding is niet per definitie belastingvrij. Voor vergoeding van eenmalige kosten die op grond van de Arbo wet vergoed kunnen worden, geldt een vrijstelling waardoor deze onder voorwaarden wel onbelast kunnen blijven. Ook is er een mogelijkheid om computers, internet en mobiele telefoons en andere noodzakelijke voorzieningen te vergoeden of te verstrekken als de werknemer zonder deze voorziening zijn werk niet goed kan uitvoeren. Daarnaast mag je per 1 januari 2022 een dagelijkse onbelaste vergoeding van maximaal € 2 per thuiswerkdag geven.

Valt de vergoeding niet binnen bovengenoemde vrijstellingen, dan kun je gebruik maken van de vrije ruimte in de WKR. Op grond hiervan kun je (cijfers 2022) 1,7% van de totale fiscale loonsom tot en met € 400.000 plus 1,18% over het restant gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen.

Zolang je dus binnen deze vrije ruimte blijft, kun je ook de thuiswerkvergoeding onbelast verstrekken. Voor het bedrag aan personeelsvergoedingen en -verstrekkingen boven de vrije ruimte betaal je als werkgever 80% eindheffing. Beoordeel daarom voordat je een vergoeding vaststelt, hoeveel vrije ruimte jouw organisatie heeft.

Wat kan Alfa voor je betekenen?

Ben je benieuwd of een thuiswerkvergoeding iets voor jouw organisatie is? Neem contact op met een adviseur van Salaris en Personeel. Een afspraak is zó gemaakt.