Hieronder vind je antwoord op een aantal veelgestelde vragen. Deze vragen en antwoorden worden in de loop der tijd aangevuld. Kan je hier het antwoord op jouw vraag niet vinden? Stel deze dan via het contactformulier.
Algemene uitleg
Aanleveren van facturen
Facturen verwerken en betalingen voorbereiden
Mijn Alfa is een Online platform voor digitale factuurverwerking. Als ondernemer kun je de bonnen en facturen die je digitaal of per post ontvangt direct insturen zodat ze snel verwerkt worden in je administratie. Facturen hoef je niet meer op te sparen. Binnen 24 uur zijn de digitaal aangeleverde facturen zichtbaar in een overzichtelijk dashboard, zodat je ze vervolgens daar kunt beoordelen en verwerken. Mijn Alfa biedt ook de mogelijkheid om SEPA betaalbestanden aan te maken. Zo kan je eenvoudig en efficiënt meerdere facturen tegelijk betalen via telebankieren. Met Mijn Alfa houd je grip op je facturen. Alle voordelen van Mijn Alfa vind je hier.
De wereld om ons heen verandert en wordt steeds digitaler. Als ondernemer heb je actuele cijfers nodig om goed en snel te kunnen anticiperen op veranderende omstandigheden. Om waarde te kunnen blijven creëren voor klanten zijn we onze administratieve processen verder aan het digitaliseren en automatiseren. Dus geen papieren rompslomp meer en sturen op actuele cijfers. Belangrijk in een tijd als deze!
Aanleveren van facturen
Facturen kun je aanleveren door ze te uploaden en te mailen. Let op! De werkwijze voor Inkoopfacturen wijkt iets af van die van het aanleveren van Verkoopfacturen. Zie hiervoor de handleiding.
Als ondernemer wil je kunnen sturen op basis van actuele cijfers. Wanneer je je facturen direct na ontvangt digitaal aanlevert, kunnen wij ze snel verwerken in je administratie. Op deze manier krijg je via het Alfa Management Paneel (onderdeel Visionplanner) inzicht in je actuele cijfers.
Je kunt zowel inkoop- als verkoopfacturen insturen als PDF en JPG.
Bij het uploaden van facturen in Mijn Alfa kan je (maximaal 20) facturen slepen naar het lichtblauwe vlak Mijn Alfa. Dit werkt goed voor facturen die je in je mailbox op je computer als bijlage ontvangt. Belangrijk is dat je niet werkt met een verouderd e-mailprogramma. Vanuit webmail werkt dit vaak niet goed omdat deze e-mails op een mailserver staan en niet op de computer. Open daarom je mailbox Niet in de browser, maar via de mailapplicatie op je computer en sleep de bijlagen van daaruit naar het lichtblauwe vlak. Uitleg over hoe je dit doet vind je in de handleiding onder ‘Facturen uploaden’.
Een factuur in XML of UBL-bestandsformaat is een e-factuur. Deze e-factuur kan via Peppol worden ingelezen in Lyanthe. Lyanthe is vervolgens weer gekoppeld met Mijn Alfa die ervoor zorgt dat deze factuur voor de klant ook zichtbaar wordt in Mijn Alfa. Deze e-facturen werden voorheen via eVerbinding en Peppol tussen partijen uitgewisseld dat wijzigt dus op het moment dat de klant overstapt op Mijn Alfa. Peppol wordt uitgezet op eVerbinding en geactiveerd op Lyanthe voor de klant.
Ja, Mijn Alfa herkent Selfbilling facturen mits je ze correct aanlevert. Wanneer je een factuur stuurt naar je eigen onderneming (Selfbilling) stuurt (i.p.v. de leverancier) dan dient deze selfbilling factuur als inkoopfactuur ingestuurd te worden naar Mijn Alfa. Wanneer je een selfbilling verkoopfactuur ontvangt dan dient deze selfbilling factuur als verkoopfactuur ingestuurd te worden naar Mijn Alfa.
Ja, dat mag. Een alias als gebruikersaccount is geen probleem. Hierdoor is het emailadres uniek maar wordt alle mail in dezelfde mailbox ontvangen. Hou er rekening mee dat niet alle providers een alias hebben.
Facturen verwerken en betalingen voorbereiden
Ja, dat kan. Mijn Alfa laat per factuur de uitvoerdatum zien. Dit is de betaaldatum van de factuur. Standaard wordt deze gevuld op basis van de factuurdatum en de betalingstermijn. Door het aanpassen van de uitvoerdatum kun je betalingen inplannen.
Nee, dat kan niet. Mijn Alfa kan niet anticiperen op betalingscondities of kortingen.
Ja, dat kan. Het te betalen bedrag per factuur kan handmatig worden aangepast voor eventuele deelbetalingen. Hiervoor is het uiteraard van belang dat je hierover zelf afspraken maakt met je leverancier.
Ja, dat kan in Mijn Alfa door middel van het aanmaken van een extra betaalregel. Per extra betaalregel moet de klant het IBAN en BIC toevoegen. Hier kan dan de G-rekening worden ingevoerd.
Nee, banken brengen transactiekosten in rekening voor het verwerken van de SEPA betaalbestanden. Deze kosten bestaan doorgaans uit een vast tarief per batch en de kosten per betaalregel, dus het aantal transacties per SEPA betaalbestand. Deze kosten kunnen verschillen per bank. Neem contact op met je eigen bank voor gedetailleerde informatie. Doorgaans zijn deze tarieven ook beschikbaar op de websites van banken.
Door het gebruik van SEPA betaalbestanden, krijg je beter grip op de betaalstatus van je facturen. Bovendien is het vaak veel efficiënter om zo meerdere facturen tegelijk te betalen. Je spaart namelijk veel tijd uit die je anders kwijt zou zijn aan het overtypen van alle afzonderlijke gegevens in telebankieren.
De eigenlijke vraag is, hoe fiscale bewaarplicht en digitalisering samen gaan. Vanuit de Belastingdienst gelden de volgende regels: Alle facturen die de klant verstuurt of ontvangt, bewaart de klant in de administratie. Dat is verplicht, want de Belastingdienst moet de administratie kunnen controleren. De klant bewaart de facturen in de vorm waarin de klant ze heeft verstuurd of ontvangen. Digitale facturen hoeven niet afgedrukt te worden, maar slaat de klant digitaal op. De klant bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaart de klant 10 jaar.
De klant mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. Meer informatie hierover is te vinden op de site van de Belastingdienst, brochure ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht’.
Als de klant aan de voorwaarden voldoet, hoeft de klant de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren. Ook deze digitale administratie moet 7 of 10 jaar worden bewaard en binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn.
