Handleiding Accorderen en ondertekenen jaarrekening

Binnenkort word je uitgenodigd in de digitale omgeving van Visionplanner. In deze omgeving kun je via een dashboard je meest recente cijfers bekijken. Dit dashboard noemen we het Alfa Management Paneel (AMP). Vanaf heden kan je hier ook je jaarrekening inzien, accorderen en ondertekenen.

Hoe dit werkt leggen we je in deze handleiding uit. Het proces bestaat uit de volgende stappen:

1^e keer inloggen in Visionplanner
Navigeren in Visionplanner (AMP)
Controleren gebruikersgegevens
Navigeren in Visionplanner Dossier
Concept jaarrekening accorderen
Definitieve jaarrekening ondertekenen
Deponeren van de stukken (alleen voor BV’s, stichtingen of verenigingen)

Ben je al eerder ingelogd in Visionplanner/AMP? Ga dan direct door naar stap 3: Controleren gebruikersgegevens.

Stap 1: 1^e keer inloggen in Visionplanner

Je klantbeheerder heeft je uitgenodigd om gebruik te gaan maken van Visionplanner. Vanuit Visionplanner heb je een mail ontvangen waarin gevraagd wordt een gebruikersnaam en wachtwoord aan te maken.

Klik op "Meteen aan de slag!".

Je komt dan in onderstaand inlogscherm terecht. Heb je al een Google-account of een Microsoft Business-account (ook wel Microsoft werk- of schoolaccount) kies dan voor de betreffende optie. Je kan dan voortaan met dat account inloggen op Visionplanner. Heb je dit niet, kies dan voor Email en wachtwoord.

Toelichting Google of Microsoft Business signup
Afhankelijk van bovenstaande keuze, kan je in het vervolgscherm akkoord vragen aan je ICT-beheerder (of mogelijk ben je dat zelf) om de applicatie van Visionplanner goed te keuren.

Toelichting Email signup
In het geval dat je hebt gekozen voor Email en wachtwoord, doorloop je de volgende stappen hieronder.

Nadat je op Email en wachtwoord hebt geklikt, kies je voor Verificatiecode verzenden. Vervolgens ontvang je van Visionplanner een e-mail met een verificatiecode. Hieronder een voorbeeld van de mail vanuit Visionplanner met de verificatiecode.

Vul de code in op het inlogscherm en klik op Code verifiëren.
Je komt dan vervolgens in onderstaand scherm, kies voor Doorgaan.

Vervolgens voer je een zelfgekozen wachtwoord in en kies je wederom voor Doorgaan.

Je wordt nu automatisch ingelogd in Visionplanner. Let op! Het proces voor het registreren is nog niet afgerond.

Kies rechts bovenin op het poppetje en kies voor afmelden

Kies vervolgens voor Aanmelden en log in met het e-mailadres en het zelf ingestelde wachtwoord. Je krijgt dan vervolgens een QR-code, deze dien je te scannen met een Authenticator-app.

Tip: enkele bekende authenticator-apps zijn de Microsoft Authenticator app, Google Authenticator en 1Password. Het maakt niet uit welke authenticator-app je kiest om in te loggen in Visionplanner. Als je al een authenticator-app gebruikt, kun je deze ook gebruiken om in te loggen in Visionplanner.

De authenticator-app is te downloaden via je app-store op je telefoon. Voor het instellen van deze app, zie bijgevoegde link:

Inloggen in Visionplanner met multi-factor authenticatie

Klik na het instellen op Continue. Je krijgt vervolgens een scherm waarin die vraagt om een code. Voer hier de code in die de authenticator-app genereert.

Je komt vervolgens in de administratiemonitor. Hiermee is het registratieproces afgerond.

Let op: Bij het inloggen in Visionplanner heeft u de 6-cijferige code uit de authenticator-app nodig om in te loggen in Visionplanner. Als u de code heeft gebruikt, bent u 90 dagen “vertrouwd” in Visionplanner. Binnen die 90 dagen zal Visionplanner bij het inloggen niet nogmaals om een 6-cijferige code vragen.

Stap 2: Navigeren in Visionplanner (AMP)

Het AMP is ontwikkeld voor jou als ondernemer om op een overzichtelijke en prettige manier inzicht in je cijfers te krijgen. In het AMP is het mogelijk diverse overzichten in te zien en per periode inzicht in de cijfers te krijgen.

Als je het AMP opent, zie je het openingsscherm:

In deze lijst zie je tot welke administraties je toegang hebt. Dit kunnen er meerdere zijn op het moment dat je meerdere ondernemingen (bijvoorbeeld BV’s) hebt. Door op een bedrijfsnaam te klikken kom je vervolgens uit op het dashboard. Het dashboard heeft verschillende tabbladen en is volledig dynamisch. Dat betekent dat je door kan klikken tot op detailniveau.

Rechtsboven in je scherm zie je de periode staan. Deze kan je aanpassen naar een andere periode.

`Stap 3: Controleren gebruikersgegevens`

Bij het ondertekenen van de jaarrekening is het van belang dat de gebruikersgegevens, zoals je voorletters, voor- en achternaam goed gevuld zijn. Bij het aanmaken hebben wij hier al zoveel mogelijk rekening mee gehouden, maar het kan zijn dat het nog niet volledig is. Graag hier controleren en waar nodig aanvullen. Na het aanmaken van het account, kan Alfa geen wijzigingen meer aanbrengen in je gebruikersgegevens.

Je kan je gebruikersgegevens controleren via het icoon rechts bovenin en vervolgens voor Mijn gegevens te kiezen:

Nadat je alle gegevens hebt gecontroleerd en aangevuld, klik je op Opslaan.

Stap 4: Navigeren in Visionplanner Dossier

Via het hamburgermenu pictogram (rechts bovenin naast het poppetje) kan je kiezen voor Samensteldossiers

Vervolgens krijg je een nieuw overzicht te zien waar alle voor jou beschikbaar gestelde jaarrekeningen te zien zijn. Klik op een dossier om deze te openen.

Je krijgt dan bijvoorbeeld inzicht in het bespreekverslag over de jaarrekening. Daar kan je eventueel je jaarrekening accorderen of ondertekenen. Ook kan je daar de jaarrekening inzien en downloaden als PDF.

Stap 5: Concept jaarrekening accorderen

Na het bespreken van de concept jaarrekening wordt deze definitief gemaakt. Het volledige bespreekverslag wordt opgesteld door Alfa en is voor jou zichtbaar in Visionplanner Samensteldossiers. Dit verslag en de conceptrapportage dien je digitaal te accorderen. Als het zover is, krijg hierover vanuit Visionplanner een mail:

In de mail kan je op de blauwe knop Aanmelden klikken. Je komt dan meteen op de juiste plek in Visionplanner terecht. Dat ziet er als volgt uit:

Klik op de blauwe knop Doorgaan en vervolgens op Accorderen om het bespreekverslag en de conceptrapportage te accorderen:

LET OP: Is er sprake van meerdere vennoten of bestuurders? Dan moet deze stap voor elke vennoot of bestuurder worden herhaald.

Nadat je het bespreekverslag en de conceptrapportage digitaal hebt geaccordeerd, zal de accountant de jaarrekening digitaal ondertekenen.

Stap 6: Definitieve jaarrekening ondertekenen

Zodra de accountant de definitieve jaarrekening heeft afgerond en ondertekend, ben jij als klant aan zet om de definitieve jaarrekening te ondertekenen. Hiervan krijg je een mail vanuit Visionplanner, zodra dit mogelijk is:

In de mail kan je op de blauwe knop Aanmelden klikken. Je komt dan meteen op de juiste plek in Visionplanner terecht. Dat ziet er als volgt uit:

Klik op de blauwe knop Doorgaan en vervolgens op Ondertekenen, hierdoor wordt de jaarrekening daadwerkelijk ondertekent.

In de mail komt ook een mail binnen dat de jaarrekening is ondertekend.

LET OP: Is er sprake van meerdere vennoten of bestuurders? Dan moet deze stap voor elke vennoot of bestuurder worden herhaald.

Stap 7: Deponeren van stukken (alleen voor BV's, stichtingen of verenigingen)

Ben je aandeelhouder bij een entiteit die moet deponeren (bijvoorbeeld een Besloten Vennootschap), dan moeten alle stukken ook nog officieel vastgesteld worden door alle aandeelhouders. Dit doe je aan de hand van het ondertekenen van de notulen van de aandeelhoudersvergadering. Deze heeft Alfa voor je opgesteld op basis van de afspraken die we met je gemaakt hebben.

Dit proces start nadat de bestuurder de jaarrekening ondertekent. Ben je DGA (dus bestuurder én aandeelhouder?) dan start dit proces direct na het ondertekenen van de definitieve jaarrekening, wat bij stap 6 is uitgelegd. Hierover krijg je (weer) een mail vanuit Visionplanner.

In de mail kan je op de blauwe knop Aanmelden klikken. Je komt dan meteen op de juiste plek in Visionplanner terecht. Dat ziet er als volgt uit:

Ben je DGA (dus bestuurder én aandeelhouder)? Dan gebruik je de datum die automatisch wordt ingevuld. Is er sprake van meerdere aandeelhouders, die niet belast zijn met het dagelijkse bestuur van de onderneming? Dan vul je de datum in van het moment dat de aandeelhoudersvergadering heeft plaats gevonden, waarin de jaarrekening is vastgesteld.

Klik op Vaststellen en direct deponeren om het proces te voltooien. Daarmee worden de stukken meteen gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.

LET OP:

-Is er sprake van meerdere aandeelhouders? Dan moet deze stap voor elke aandeelhouder worden herhaald.

-Ben je DGA? Doe dit dan binnen 8 dagen nadat je akkoord gegeven hebt op het bespreekverslag en de conceptrapportage! Daarmee voldoe je aan de termijnen die wet- en regelgeving stellen. Het niet tijdig deponeren is een economisch delict.