Banner

Ziekte- en reiskostenvergoeding: hoe zit dat?

29 november 2022

Als jouw werknemer een vaste reiskostenvergoeding krijgt en ziek wordt, mag je als werkgever zijn vergoeding niet zomaar onbelast laten doorlopen. Zeker niet als hij langdurig ziek is. De Belastingdienst stelt grenzen aan het doorlopen. Het is van belang hier alert op te zijn. Hoe? Dat lees je in dit artikel.

Als jouw werknemer minstens een bepaald aantal dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist, kan je hem hiervoor een vaste, onbelaste reiskostenvergoeding geven. De onderbouwing daarvan bewaar je bij de salarisadministratie. Een vaste vergoeding zie je snel over het hoofd als jouw werknemer ziek wordt en niet meteen duidelijk is dat dit voor langere tijd zal zijn. Het is daarom van belang de uitkering daarvan te bewaken.

Als het ernaar uitziet dat een werknemer wegens ziekte een tijdje uit de running zal zijn, mag je de vaste reiskostenvergoeding stopzetten. Je hoeft deze vergoeding echter niet per se meteen in te trekken. Je mag de vaste reiskostenvergoeding bij ziekte fiscaal gezien onbelast doorbetalen in de lopende en eerstvolgende maand. Bij langdurige ziekte mag je de onbelaste vaste reiskostenvergoeding pas weer gaan betalen vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de maand van herstel. Hierbij moet je uiteraard wel de arbeidsvoorwaarden en eventuele bepalingen uit de collectieve arbeidsovereenkomst in acht houden.

Voorbeeld: een casus

Stel dat een werknemer zich op 22 november ziekmeldt vanwege een verkoudheid. Hij knapt op en gaat een week later weer aan de slag, maar meldt zich op 7 december weer ziek. Dit keer ziet het ernaar uit dat de werknemer langere tijd afwezig zal zijn. Hoe ga je dan met de vergoeding om in de salarisadministratie?

Op 22 november is er redelijkerwijs sprake van kortstondige afwezigheid. Als werkgever kun je de vaste reiskostenvergoeding onbelast doorbetalen.

Op 7 december is er redelijkerwijs een langere afwezigheid voorzien. Je mag daarom de reiskostenvergoeding over de maanden december en januari onbelast doorbetalen. Als jouw werknemer op 11 maart weer aan de slag gaat, mag je de vaste reiskostenvergoeding pas per 1 april weer onbelast gaan betalen.

Meer weten?

Heb je een vraag over arbeidsongeschiktheid en onbelaste vergoedingen? Aarzel dan niet contact op te nemen met één van de adviseurs van Salaris en Personeel. Ze staan je graag te woord.