Banner

Zorg dat jouw verlofadministratie op orde is

19 april 2021 | Door:  Erik Bos

Vakantie! Voor veel mensen een periode van rust. De regelgeving eromheen is vaak géén bron van ontspanning. Neem bijvoorbeeld de verjaring van vakantierechten. Wist je dat de wettelijke vakantiedagen die jouw werknemers vorig jaar hebben opgebouwd, mogelijk in juli vervallen? Ook de combinatie ziekte en vakantie roept altijd weer vragen op. Want hoe ga je om met de vakantieaanvraag van jouw arbeidsongeschikte medewerker? Of met die ziekmelding die vanmorgen binnenkwam vanaf de Spaanse costa’s?

Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen

Voor ieder jaar dat een werknemer werkt, heeft hij per kalenderjaar recht op minimaal vier maal de overeengekomen arbeidsduur aan vakantiedagen, dit noemen we wettelijke vakantiedagen. Daarnaast kan hij op grond van CAO of een regeling bij de werkgever nog extra vakantiedagen toegekend krijgen, dit noemen we bovenwettelijke vakantiedagen.

Vervaltermijn vakantiedagen

De wetgeving beperkt de vervaltermijn van vakantierechten. Voorheen –we spreken inmiddels al over de periode vóór 2012– was deze termijn vijf jaar. Tegenwoordig is de bedoeling dat werknemers binnen anderhalf jaar hun opgebouwde vakantiedagen opnemen. Zij moeten bijvoorbeeld de vakantiedagen die zij in 2021 opbouwen, vóór 1 juli 2022 opnemen. Deze regel is alleen van toepassing op wettelijke vakantiedagen. Voor de bovenwettelijke vakantiedagen blijft de vervaltermijn vijf jaar.

De ‘nieuwe’ vervaltermijn geldt overigens niet voor iedere organisatie. De CAO kan namelijk in positieve zin van de wettelijke vervaltermijn afwijken. In veel gevallen zul je als werkgever in jouw verlofregistratie echter onderscheid moeten maken tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.

Informatieplicht werkgever

Op 1 juli 2021 vervallen de wettelijke vakantiedagen die een werknemer in 2020 heeft opgebouwd. Als werkgever is het belangrijk uw werknemers tijdig en duidelijk te informeren over deze vervaltermijn en ze de kans te geven om de vakantiedagen op te nemen. Doet u dit niet (goed), dan behouden uw werknemers hun vakantiedagen en kunnen zij later bij uitdiensttreding om uitbetaling van die dagen verzoeken. U doet er dus verstandig aan ze zo snel mogelijk schriftelijk(!) te adviseren vóór 1 juli 2021 met vakantie te gaan.

Volgorde van opnemen

De werknemer neemt de vakantiedagen op die als eerste door verjaring verloren gaan. Dit betekent in de praktijk dat de werknemer in eerste instantie zijn wettelijke vakantiedagen opneemt en daarna zijn bovenwettelijke. Hij moet de wettelijke vakantiedagen immers opnemen binnen zes maanden na afloop van het jaar waarin ze zijn ontstaan. Een uitzondering is mogelijk als de werknemer in die zes maanden niet in staat is vakantie-uren op te nemen door medische redenen of door toedoen van de werkgever. Dan geldt een verjaringstermijn van vijf jaar, die volgt op het kalenderjaar waarin hij de dagen heeft opgebouwd.

Verplicht opnemen?

Mag je een werknemer verplichten vakantiedagen op te nemen? We kunnen ons voorstellen dat die vraag bovenkomt in ‘slappe’ periodes in het jaar of tijdens een verplichte corona sluiting. Over het algemeen bepaalt de werknemer zelf of en wanneer hij vakantie opneemt. Alleen bij schriftelijke overeenkomst of in de CAO kun je verplichte vakantiedagen vaststellen. Zo kun je bijvoorbeeld op voorhand vakantiedagen vaststellen bij een collectieve sluiting van het bedrijf tijdens de zomervakantie.

Vakantiedagen uitbetalen?

Voor wettelijke vakantiedagen geldt dat deze niet tijdens het dienstverband mogen worden uitbetaald. Alleen als de werknemer uit dienst gaat is dit mogelijk. Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt dat deze wel tijdens het dienstverband mogen worden uitbetaald, mits dit schriftelijk of via de CAO is geregeld.

Zieke en gezonde werknemers

Het is goed te weten dat de wetgeving geen onderscheid maakt tussen gezonde en zieke werknemers. Een zieke medewerker bouwt dus evenveel wettelijke vakantiedagen op als zijn gezonde collega. Hij bouwt ook gedurende zijn volledige ziekteperiode deze wettelijke vakantiedagen op. Daar staat tegenover dat, tenzij hij helemaal geen (ook geen arbeidstherapeutische) werkzaamheden verricht, hij ook tijdens ziekte vakantiedagen kan opnemen. Dit was vroeger niet zo. De wetgever stimuleert dit opnemen ook. Voor een re-integrerende zieke werknemer heeft vakantie immers hetzelfde doel als voor zijn gezonde collega, namelijk herstellen en uitrusten.

Over het opbouwen en opnemen van de bovenwettelijke vakantiedagen tijdens ziekte mag de werkgever wel andere afspraken maken. Bijvoorbeeld dat bij ziekte alleen over de laatste zes maanden bovenwettelijke vakantiedagen worden opgebouwd. Deze afspraken moeten wel schriftelijk zijn vastgelegd, bijvoorbeeld in de CAO, de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek.

Na twee jaar ziekte …

Regelmatig moeten werkgevers bij de afrekening van een dienstverband een fors aantal niet opgenomen vakantie-uren uitbetalen. Dit gebeurt met name als werknemers na twee jaar ziekte uit dienst treden. Zij hebben al die tijd wél vakantie-uren opgebouwd, maar nauwelijks of geen verlof opgenomen. Officieel moeten arbeidsongeschikte werknemers doorgeven wanneer zij op vakantie gaan. In de praktijk gebeurt dit echter niet altijd. Maak je als werkgever hierover geen afspraken met jouw arbeidsongeschikte medewerkers, dan begin je hier vaak niet zoveel tegen. Zeker met het oog op zomervakantieperiodes adviseren wij je in gesprek te gaan met jouw langdurig arbeidsongeschikte medewerkers over het opnemen van vakantie-uren. Dat kan een forse eindafrekening aan het einde van het dienstverband voorkomen!

Alfa helpt je graag!

Het is belangrijk dat je jouw vakantiedagenadministratie afstemt op deze regels. Zie erop toe dat je zo nodig het bedrijfsreglement aanpast aan de vakantiewetgeving. Zorg er bijvoorbeeld ook voor dat je de juiste volgorde hanteert bij het afboeken van vakantiedagen. Ons salarispakket ASP kent een verlofmodule die jou daarbij behulpzaam kan zijn. De medewerkers van Alfa Salaris en Personeel vertellen je daar graag meer over.

Verzuimreglement

Daarnaast denken onze adviseurs graag met je mee over vraagstukken die te maken hebben met de combinatie ziekte en vakantie. Je kunt vooraf afspraken maken met jouw medewerkers en deze opnemen in een verzuimreglement. Duidelijke afspraken en een goede verlofadministratie voorkomen veel hoofdbrekens in de vakantieperiode!

Erik Bos

Erik Bos

Senior personeelsadviseur

088 2533200 | ebos@alfa.nl


Meer over Erik