Gevolgen privacyregels voor begeleiding ziekteverzuim

25 oktober 2016 | Door:  Danielle Dolhain - Bunnik

Elke werkgever krijgt er ooit mee te maken: een (langdurig) zieke werknemer. Als werkgever bent u dan verantwoordelijk voor de begeleiding van zijn verzuim én voor de re-integratie. Daar komt het nodige bij kijken. Zeker nu de regelgeving omtrent de privacy van de werknemer is aangescherpt, is het voor u belangrijk te weten wat uw rechten en plichten zijn.

Privacy werknemer

Uw belang is een zieke medewerker zo snel mogelijk weer aan de slag te krijgen. Om invulling te geven aan de verzuimbegeleiding, heeft u informatie van uw werknemer nodig. U wilt bijvoorbeeld beoordelen of u het loon moeten doorbetalen of niet. Aan de andere kant heeft de werknemer recht op privacy. Door de aanscherping van de privacyregels is het voor u als werkgever wettelijk niet toegestaan te informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte van uw werknemer en zijn medische beperkingen. Alleen de arbodienst of bedrijfsarts mag deze medische gegevens opvragen en verwerken. De Autoriteit Persoonsgegevens ziet toe op de naleving van deze regels.

Wat mag u vragen aan de werknemer?

Wat mag u dan wél vragen? Bij een ziekmelding kunt u de volgende gegevens aan uw werknemer vragen:

• het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
• de vermoedelijke duur van het verzuim;
• de lopende afspraken en werkzaamheden;
• of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt);
• of de ziekte verband houdt met een bedrijfsongeval;
• of sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).

U kunt de arbodienst of bedrijfsarts vragen een oordeel te geven over de mogelijkheden en beperkingen van uw zieke werknemer. De arbodienst of bedrijfsarts mag u alleen noodzakelijke gegevens verstrekken. Het gaat dan bijvoorbeeld om gegevens die u nodig heeft om te beoordelen of de loondoorbetalingsverplichting van toepassing is óf informatie over de aanpassingen die nodig zijn voor de re-integratie. U mag deze gegevens dus wél aan de arbodienst of bedrijfsarts vragen, maar niet rechtstreeks aan uw werknemer.

Wat mag de arbodienst u vertellen?

De arbodienst of bedrijfsarts mag de volgende gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer aan u als werkgever verstrekken:

• de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
• de verwachte duur van het verzuim;
• de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is;
• eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die u voor de re-integratie moet treffen.

Registreren van gegevens

U mag buiten de hierboven genoemde gegevens, geen andere informatie over de gezondheid van uw werknemer registreren. Ook niet als hij deze gegevens vrijwillig aan u verstrekt! Vanwege de gezagsverhouding tussen u beiden, kan een werknemer zich namelijk gedwongen voelen toestemming te verlenen. Soms kan het nodig zijn dat directe collega’s weten hoe zij in geval van nood moeten handelen. Denk bijvoorbeeld aan epilepsie of suikerziekte. Alleen in zulke situaties mag u de vrijwillig verstrekte informatie over de ziekte registeren.

Bewaartermijn

Als uw werknemer kort ziek is, zult u maar weinig gegevens over het ziekteverzuim verzamelen. Doorgaans gaat het slechts om de datum van de  ziekmelding, de duur van het verzuim en de datum van herstel. Deze gegevens mag u bewaren zolang dat nodig is voor de doeleinden waarvoor ze verzameld zijn. Een redelijke bewaartermijn is maximaal twee jaar nadat de werknemer uit dienst is gegaan.

Bij langdurige ziekte zult u een re-integratiedossier opbouwen. Er bestaat geen wettelijke termijn voor het bewaren van een re-integratiedossier. Het is echter redelijk om zo’n dossier in beginsel niet langer dan twee jaar na afronding van de re-integratie te bewaren. Uitzonderingen zijn mogelijk als u daarin blijvende afspraken heeft over bijvoorbeeld het gebruik van hulpmiddelen of over aanpassingen in de taakinhoud.

Verzuimsystemen

Veel werkgevers werken met digitale verzuimsystemen, bijvoorbeeld om ziekmeldingen door te geven aan de verzuimverzekeraar of de arbodienst. Ook hiervoor gelden strikte eisen met betrekking tot beveiligingsrisico’s en gegevens die verwerkt mogen worden. Als werkgever mag u geen toegang hebben tot (medische) gegevens waarover u niet mag beschikken. Indien toch sprake is van onbevoegde toegang tot gegevens, is het misschien nodig een melding van een datalek te doen op basis van de Wet bescherming persoonsgegevens.

Heeft u vragen?

U merkt dat de aangescherpte regelgeving een behoorlijke beperking betekent in de communicatie die u gewend bent tussen uzelf, uw zieke medewerker en uw arbodienstverlener. Vraagt u zich af of u uw huidige praktijk aan de regels voldoet en hoe u in deze omstandigheden invulling geeft aan een effectieve verzuimbegeleiding? Neem hiervoor contact op met één van de adviseurs van Salaris en Personeel. Met 30 vestigingen zijn wij overal dichtbij.