Banner

Het UBO-register: geef niet zomaar (iets) op!

19 januari 2021 | Door:  Jeroen Boele

Bijna elk bedrijf moet een opgave doen in het UBO-register. Mijn advies luidt: geef niet zomaar iets op! Uit het UBO-register zal blijken wie zeggenschap/belang in een bedrijf heeft.

UBO-register

In Europees verband is besloten dat inzage moet komen in de eigendomsstructuren van bedrijven: wie heeft het uiteindelijk voor het zeggen in het bedrijf en aan wie komt het bedrijf economisch toe.  Daarom is er een “UBO-register” ingevoerd. De afkorting “UBO” staat voor “Ultimate Benificial Owner”, wat ik vertaal met “uiteindelijk belanghebbende” (qua zeggenschap of economisch belang). In het UBO-register staat dus wie de UBO’s van een bedrijf zijn: welke natuurlijke persoon zit uiteindelijk achter dit bedrijf? Ook van bijvoorbeeld een BV met heel veel bovenliggende BV’s, zal uit het UBO-register direct blijken “wie achter dit bedrijf zit”.
Het UBO-register wordt uitgevoerd door de Kamer van Koophandel (deze organisatie is ook verantwoordelijk voor het Handelsregister). Dit artikel beschrijft slechts enkele relevante aspecten van het UBO-register.
 

Velen moeten zich inschrijven

Het doel van dat register is om financieel-economische criminaliteit tegen te gaan. Maar ja, dat doel zal niet worden gerealiseerd als alleen de criminele organisaties zich moeten inschrijven …. (het aantal inschrijvingen is dan waarschijnlijk beperkt). Met als gevolg dat in ons land o.a. bijna alle bedrijven in dat register moeten worden ingeschreven. Bijvoorbeeld alle BV’s, maatschappen, vennootschappen onder firma’s, commanditaire vennootschappen etc.
De inschrijving in het UBO-register geldt bijvoorbeeld niet voor eenmanszaken: uit de inschrijving in het Handelsregister blijkt immers al “wie het daar voor het zeggen heeft en van wie het bedrijf economisch is”. In het UBO-register staan dus de namen van één of meer natuurlijke personen (de UBO/UBO’s van dat bedrijf).
Overigens, ook bijvoorbeeld kerkgenootschappen en sportverenigingen moeten zich inschrijven, maar dat terzijde.
 

Wat moet in het UBO-register zijn opgegeven?

Van elk bedrijf moeten alle UBO’s worden opgegeven. De opgave betreft: fiscaal nummer, naam, geboortedatum en -plaats, adres etc. per UBO. Ook wordt weergegeven de “aard en omvang van het belang in de onderneming”. De “aard van het belang”: is de persoon UBO omdat hij meer dan 25 % vermogen in het bedrijf bezit of meer dan 25 % zeggenschap heeft? De “omvang” van het belang betreft dan het percentage waartoe de UBO gerechtigd is.
Bij opgave van een UBO kan gevraagd worden om “persoonsgegevens van de UBO af te schermen”. Als dat verzoek wordt gehonoreerd, zijn die persoonsgegevens alleen in te zien door bepaalde overheidsinstanties en bijvoorbeeld banken en accountants.
Afscherming van die persoonsgegevens vindt op verzoek alleen plaats als de UBO minderjarig is, politiebescherming heeft of onder curatele/bewind staat.
 

Wanneer moet opgave hebben plaatsgevonden?

Bedrijven welke vanaf 27 september 2020 in het Handelsregister ingeschreven worden, moeten direct de UBO’s in het bedrijf registreren. Als jouw bedrijf al vóór 27 september 2020 was ingeschreven in het Handelsregister, heb jij de tijd tot 27 maart 2022 om de inschrijving(en) in het UBO-register op te nemen. Deze inschrijving kan online plaatsvinden. De ervaring is overigens dat als iemand tot een bestaand bedrijf toetreedt, de Kamer van Koophandel direct vraagt alle UBO’s in het bedrijf te registreren (ook vóór de datum van 27 maart 2022). Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand toetreedt tot een al jaren bestaande maatschap of firma.
 

Niet zomaar iets opgeven

Uit het UBO-register blijkt per bedrijf welke “natuurlijke” personen meer dan 25 % “zeggenschap hebben” en/of meer dan 25 % “van het bedrijfsvermogen bezitten”. Dat lijkt niet zo moeilijk om te bepalen, maar in heel veel gevallen is het dat nou juist wel.
Als een natuurlijk persoon een economisch belang of zeggenschapsbelang heeft van 25 % of minder, dan is die persoon meestal geen UBO.
Daarboven wel en moet worden opgegeven of het betreft meer dan 25 % t/m 50 %, meer dan 50 % t/m 75 % of meer dan 75 %.
Er moet dus aangegeven worden in welke mate er sprake is van een UBO. Daar moeten ook bewijsstukken van meegestuurd worden.
En daar zit nou juist het probleem van de opgave: hoe bepaal je dat percentage?
Dat is vaak erg moeilijk en in veel gevallen ook nog steeds echt niet duidelijk.
Hoe bepaal jij jouw aandeel in het vermogen: moet dan getaxeerd worden, kijk je naar jouw percentage in de winst van het bedrijf?
Als jij het percentage al hebt kunnen bepalen, welke bewijsstukken stuur jij dan mee?
Alle akten, overeenkomsten etc.? Mijn motto zou zijn: “ik stuur op wat noodzakelijk is, niet meer en niet minder”.
Ik ben overtuigt dat de Kamer van Koophandel er naar streeft om de gegevens zeer vertrouwd op te slaan. Maar om dan bij bijvoorbeeld een maatschap of firma de hele akte aan te leveren, met alle afspraken over bedrijfsopvolging etc.?
Als jij dat wilt, kan dat natuurlijk.
Maar,  wil jij dat?
Trouwens, als de inschrijving in het UBO-register niet plaatsvindt/fout is, kan een boete van € 21.750 worden opgelegd (en soms zelfs gevangenisstraf). Nou hoop ik dat dit de eerste tijd niet zo’n vaart zal lopen, maar een gewaarschuwd mens telt voor twee.
De fiscus betaalt niet mee met die boete: het is niet van het inkomen aftrekbaar.
 

Controle

Het is niet alleen het “inschrijvingsplichtig bedrijf”, op wie verplichtingen rusten. Bepaalde instellingen moeten de UBO-registratie van hun klanten controleren. Niet alleen dát inschrijving heeft plaatsgevonden, maar ook dat de inschrijving klopt. En als dat niet het geval is, moet die instelling dat melden aan het betreffende bedrijf. Blijft correctie achterwege dan moet de instelling dat aan de Kamer van Koophandel melden.
 

Inzage in het UBO-register

Na aanmelding bij de Kamer van Koophandel en betaling van € 2,50, kan iedereen door invoering van een bedrijfsnaam, nagaan wie de UBO’s van dat bedrijf zijn. Als in het UBO-register gezocht wordt op de naam van een bedrijf, zal blijken welke “mens van vlees en bloed” meer dan 25 % zeggenschap/vermogen in dat bedrijf heeft. Dan worden weergegeven: naam, voornamen, geboortemaand, geboortejaar, nationaliteit en woonland. Ook wordt weergegeven de “aard en omvang van het belang in de onderneming” (zie hiervoor).
Specifieke overheidsorganisaties kunnen ook de overige ingeschreven onderdelen inzien (bijvoorbeeld adres van de UBO en het fiscale nummer).
Er vindt wel een registratie plaats van de personen die het UBO-register raadplegen. Een bedrijf kan niet zien “wie” zijn UBO-gegevens heeft geraadpleegd. Wel zal een bedrijf waarschijnlijk binnenkort kunnen opvragen hoeveel verzoeken zijn gedaan tot inzage van de UBO’s van dat bedrijf.
 

Advies

Veel bedrijven hebben nog tot maart 2022 om de gegevens op te geven. Omdat er nog veel onduidelijk is, zou ik wachten tot meer duidelijkheid ontstaat over “hoe, wat opgeven en met welke bewijsstukken”.
Als u een opgave in het UBO-register doet, raadpleeg dan uw adviseur: wat moet ik opgeven en welke bewijsstukken stel ik ter beschikking.
In deze Corona tijd stel ik in het algemeen “geef niet op!”. Dat geldt echter niet voor het UBO-register. Daarvoor geldt: “geef niet zomaar iets op in het UBO-register”.

Jeroen Boele is als fiscaal jurist werkzaam bij Alfa Accountants en Adviseurs in Friesland. Hij richt zich vooral op fiscaal juridische advisering van eenmanszaken, maatschappen, firma’s en bedrijven in de agro-sector.

Jeroen Boele

Jeroen Boele

Fiscaal adviseur

088 2532300 | jboele@alfa.nl


Meer over Jeroen