Banner

Voldoe je eigenlijk aan de verplichtingen voor een digitale administratie?

6 april 2020 | Door:  Marloes van der Weide

We zitten in een tijdperk waarbij het digitaliseren van alle stukken helemaal normaal is. De overheid, de accountant, de leverancier en ook de klant heeft tegenwoordig het liefst alles digitaal. Maar voldoe jij aan de bewaarplicht? En is je digitale administratie wel veilig?

Verschillende soorten gegevens

In de administratie van een onderneming onderscheiden we diverse soorten gegevens: basisgegevens (zoals grootboek, voorraadadministratie, crediteuren- en debiteurenadministratie), stamgegevens (debiteuren- en crediteurengegevens, prijzentabellen, artikeltabellen), brongegevens en afgeleide gegevens.

Een voorbeeld om die bron- en afgeleide gegevens te verduidelijken: je ontvangt een e-mail van je leverancier met daarin de factuur van de laatste bestelling. De factuur boek je in je administratie in. Daarmee is de boeking in je boekhoudprogramma het afgeleide en de e-mail de bron. De Belastingdienst stelt dat zowel brongegevens als afgeleide gegevens bewaard moeten blijven. Het is dus van belang om de administratie zo in te richten dat ook de bron bewaard blijft.

Eisen digitale administratie

Het digitaliseren van de administratie moet voldoen aan een aantal eisen. De Belastingdienst eist dat de authenticiteit (herkomst), de integriteit (betrouwbaarheid) en de leesbaarheid gewaarborgd worden. Je moet dus kunnen aantonen dat de factuur daadwerkelijk van de leverancier afkomstig is. Ook mag de factuur qua inhoud niet veranderd zijn in de periode van ontvangen tot en met digitaliseren. Je moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat je de factuur eerst digitaliseert voordat je er een paraaf, stempel of krabbel op zet. Maar bewaar bijvoorbeeld ook de oorspronkelijke e-mail waarin de factuur als bijlage zit.

Tegenwoordig worden via de meeste scan- en herkenoplossingen de facturen omgezet naar ubl- en xml-berichten. Door deze omzetting kan het boekhoudprogramma de factuur lezen. De Belastingdienst eist echter dat deze ubl- en xml-berichten wel leesbaar moeten worden gemaakt voor de mens.

Back-up en beveiliging

Vroeger was je de administratie kwijt als je de administratiemap in de auto had laten liggen en de auto werd gestolen. Tegenwoordig hebben we alles digitaal, maar ook daar kan het nodig mis gaan. Een server kan bijvoorbeeld crashen of je kunt gehackt worden. Vergeet daarom niet een goede back-upprocedure.

De meeste scan- en herkenoplossingen en boekhoudprogramma’s kennen een back-upprocedure. Voor deze back-up staat meestal een tweede server ergens anders in het land. Maar sta er wel bij stil dat je thuis ook een back-up moet maken van bijvoorbeeld de brongegevens (zoals e-mail).

Hoe beveilig je je computer?

Ook moet je jezelf beschermen tegen hackers. Het is immers gevoelige informatie die je online zet. Zorg dus ook voor een goede beveiliging op je eigen computer:

Ga ook bij je leveranciers na of de facturen die in een portal worden aangeleverd voldoen aan de bewaarplicht.

Besteed je de administratie uit? Zorg dan dat je goede afspraken maakt met deze partij over beheer, beschikbaarheid, verantwoordelijkheden en bewaarplicht. Deze afspraken kun je vastleggen in een service level agreement (SLA).

Zie ook

Vraag het Alfa

Heb je vragen over het digitaliseren van de administratie en de daarbij behorende verplichtingen? Of wil je weten of jij voldoet aan alle eisen? Neem dan gerust contact met ons op. Met meer dan 30 vestigingen is Alfa overal dichtbij.

Marloes van der Weide

Marloes van der Weide

Assistent accountant

088 2532207 | mvdweide@alfa.nl


Meer over Marloes