Banner

Werkkostenregeling en de dga: benut jij de vrije ruimte?

21 oktober 2021 | Door:  Patricia ter Haar

Dit jaar heb je als directeur grootaandeelhouder (dga) opnieuw de keuze om een fiscaal voordeel te benutten binnen de werkkostenregeling. Laat ons daarom (ruim) vóór 1 december weten hoe we jouw werkkosten kunnen verwerken door middel van dit keuzeformulier. Corona zorgt ook dit jaar voor een aantal extra actiepunten voor jou. Denk bijvoorbeeld aan het bonusverbod dat geldt als je gebruik maakt van coronasteunmaatregelen.

Werkkostenregeling

Simpel gezegd, houdt de werkkostenregeling in dat je als werkgever op jaarbasis maximaal 3 procent over de eerste € 400.000 van de totale fiscale loonsom mag gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers. Is de fiscale loonsom hoger dan 400.000, dan geldt voor het meerdere een percentage van 1,18. Deze 3 procent (of 1,18 procent) wordt ook wel de vrije ruimte genoemd. Gaan de vergoedingen de vrije ruimte te boven, dan betaal je over het meerdere een eindheffing van 80 procent. Voorwaarde voor het kunnen toepas eurosen van de werkkostenregeling is wel dat jouw inkomen niet bestaat uit een stamrecht- of pensioenuitkering.

Als je als dga bijvoorbeeld een loon van 47.000 euro geniet, dan heb je een vrije ruimte van 1.410 euro. Dit bedrag kan (onder voorwaarden) als eenmalige bonus met het salaris van december uitbetaald worden. Eventueel al genoten vergoedingen komen uiteraard in mindering op de bovengenoemde 1.410 euro. Over deze bonus betaal je géén loon- en inkomstenbelasting en premie ZVW. Het bedrag is ook aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting. Een mooie mogelijkheid om een stukje vermogen vanuit de structuur onbelast naar privé te halen en belasting te besparen!

Hier vind je een overzicht van posten die wel en die niet ten laste kunnen komen van de vrije ruimte.

Reageer ruim voor de maand december in verband met de salarisverwerking

Bonusverbod en coronasteunmaatregelen

Heb je dit jaar gebruik gemaakt van de NOW? Dan kan sprake zijn van een bonusverbod. Het is dan niet zondermeer mogelijk om een bonus te betalen of een andere extra uitkering te doen. Dit verbod kan spelen voor zowel de directie als de bestuurders van de hele (BV)structuur; ook als maar één enkele BV steun heeft gehad. Het risico van overschrijding van het bonusverbod is intrekking van de NOW . Een fors risico dus stem in deze situatie altijd af met jouw adviseur!

Vaste (maandelijkse) kostenvergoeding

Ontvang je een vaste kostenvergoeding die niet in mindering komt op de vrije ruimte? Dan vereist de Belastingdienst een nieuwe onderbouwing van die vergoeding als vanwege corona sprake is van gewijzigde omstandigheden, bijvoorbeeld als je nu meer thuis werkt. Je houdt dan gedurende een periode van een aantal maanden bij welke kosten je maakt (die je niet declareert!). Op basis daarvan stel je het nieuwe bedrag vast.  

Werkkostenregeling op concernniveau

Je kunt de werkkostenregeling toepassen per concern. Dat betekent dat er één vrije ruimte geldt voor het hele concern. Van een concern is sprake als gedurende het volledige kalenderjaar de (klein-) dochtermaatschappij(en) voor tenminste 95 procent eigendom is (zijn) van de moeder.

Het is trouwens wel verstandig kritisch te zijn op de toepassing van de concernregeling. De berekening van de vrije ruimte kan óók nadelig uitpakken voor het concern. Voor het concern in zijn geheel bestaat de vrije ruimte uit 3 procent van de eerste 400.000 euro van de totale loonsom van het concern (dus niet per administratie!) en 1,18 procent over het meerdere.

Administratieve verplichtingen

Belangrijk in de werkkostenregeling is dat je de bonus en/of andere vergoedingen in 2021 aanwijst. Aanwijzing vindt schriftelijk plaats; bijvoorbeeld in de notulen van de algemene vergadering van de BV. Stel je zelf notulen op, stuur dan een kopie hiervan naar je contactpersoon bij de salarisadministratie.

Reageer je vóór december?

Je merkt: de werkkostenregeling is maatwerk. Niet alleen een eenmalige kostenvergoeding, maar óók andere door jou verkregen vergoedingen en verstrekkingen uit de BV (en/of de werkmaatschappij) moeten door ons worden verrekend in de vrije ruimte.

Laat ons daarom (ruim) vóór 1 december weten wat jouw werkkosten zijn, vul dit keuzeformulier in. Ontvangen wij deze niet, dan gaan wij ervan uit dat je in 2021 eventuele resterende vrije ruimte niet wilt benutten.

Heb je vragen?

Het is duidelijk dat het toepassen van de WKR in jouw bedrijf de nodige afstemming vraagt tussen de salarisadministratie, de financiële administratie en jouw personeelsbeleid. Graag helpen onze adviseurs jou om de juiste keuzes te maken en de WKR optimaal te benutten. Aarzel niet bij vragen contact met hen op te nemen.

Patricia ter Haar

Patricia ter Haar

Medewerker Vaktechniek

088 2531522 | pterhaar@alfa.nl


Meer over Patricia