Tips & Tricks AgriNota

6 april 2020 | Door:  Amber Borst

Er zijn de afgelopen 3 maanden een aantal updates geweest bij AgriNota en daardoor zijn er een aantal dingen gewijzigd. In dit bericht willen we graag een aantal zaken uitlichten die mogelijk het gebruik van AgriNota kunnen vereenvoudigen of verduidelijken.

Aanlevering documenten

Het wordt aanbevolen om de facturen niet door te mailen naar het AgriNota e-mailadres, maar de uploadfunctie te gebruiken binnen het portaal zelf. De ervaring leert dat de aanlevering dan beter gaat, omdat mails niet door een technische redenen (bijv. spamfilters) achter een mailserver kunnen blijven hangen. Er kunnen maximaal 20 bestanden tegelijk worden geüpload met een maximum bestandsgrootte van 4MB.  Het uploaden kan direct van het bureaublad of verkenner gestart worden door de bestanden te slepen in de ‘dropzone’, weergeven in een donkergrijs vierkant.

Verwijderknop toegevoegd in het scherm statusoverzicht

Geüploade documenten die niet leiden tot een succesvolle verwerking van facturen (o.a. dubbel aangeleverde facturen, reclamefolders en leveringsvoorwaarden) kunnen vanuit het scherm ‘Statusoverzicht’ worden verplaatst naar de prullenbak. Gebruik hiervoor het prullenbak icoontje aan de rechterkant van de factuurregel. Mocht er ten onrechte iets zijn verwijderd, neem dan contact op met je vaste aanspreekpunt binnen Alfa, dan kunnen zij dit voor je terugzetten.

Herkenning buitenlandse leveranciers

De herkenning van facturen vindt plaats op basis van het KvK-nummer. Vanaf versie 2.7 is het ook mogelijk dat facturen herkend worden op een ander identificatienummer dan een Nederlands KvK-nummer. Daarnaast is het ook mogelijk langere IBAN nummers te gebruiken, zodat deze ook kunnen worden meegenomen in de betaalbestanden. Bovenstaande betreft (meestal) buitenlandse facturen.

Melding nieuwe leveranciers in betaaloverzicht

Op basis van de aangeleverde facturen wordt bepaald of al eerder een factuur van een leverancier is ontvangen. Is dit niet het geval, dan verschijnt in het scherm ‘te betalen facturen’ onder ‘Facturen’ – ‘Betaalopdracht’ rechtsboven kort de tekst:

In het scherm “Betaalinstellingen” dienen dan o.a. het IBAN nummer en de betalingstermijn van deze leveranciers vastgelegd te worden. De regels met “nieuwe leveranciers” zijn in het scherm “betaalinstellingen” vet gedrukt.

Selfbillingfacturen

Naast inkoopfacturen kunnen ook Selfbillingfacturen worden geüpload. Deze kun je, net als de inkoopfacturen, uploaden onder de tab ‘inkoopfacturen’ in AgriNota. De verwerking van Selfbillingfacturen vindt plaats op basis van tekstherkenning op de factuur. Maak je niet zelf, maar de afnemer de factuur op? Dan moet hij op de factuur vermelden: 'factuur uitgereikt door afnemer' of iets in die strekking. Dit is één van de vereisten volgens de Belastingdienst. Selfbillingfacturen waar bovenstaande tekst niet op vermeld, staat zullen als inkoopfactuur verwerkt worden in de administratie wat uiteraard niet juist is. Breng dit zo nodig onder de aandacht van je (vee)handelaar, zodat de facturen wel op de juiste wijze verwerkt worden in de administratie.

Verkoopfacturen kunnen op dit moment helaas nog niet standaard worden verwerkt. Je kunt deze wel digitaal bij ons aanleveren in AgriNota, maar worden daarna nog handmatig ingeboekt. Op termijn zullen deze ook door ons systeem automatisch worden geboekt.

Mochten er nog vragen zijn over het gebruik van AgriNota neem dan contact op met je vaste aanspreekpunt binnen Alfa.