Ronny geeft klanten grip op de cijfers

25 augustus 2020 | Door:  Ronny van Loo

Als ondernemer heb je elke dag vragen over je dagelijkse bedrijfsvoering. Je wilt graag weten hoe je bedrijf ervoor staat en wat de verwachtingen voor de toekomst zijn. Momenteel houden ondernemers zich veel bezig met vragen als: Hoe ziet mijn toekomst eruit? Hoe kan ik de kosten beter beheersen? Kan ik een wijziging doorvoeren in de ondernemersvorm? En wat betekent een financieringsaanvraag?

Het zijn vragen waar je niet altijd direct antwoord op kunt geven. We spraken klantbeheerder Ronny van Loo, live via MS Teams over hoe hij ondernemers bijstaat en inzicht kan bieden in de cijfers.  

Een deskundig en betrokken klantbeheerder

Ronny werkt in november 5 jaar bij Alfa Groningen-Assen en bedient voor 50% agrarische klanten en de andere 50% mkb. Momenteel werkt hij grotendeels vanuit huis en heeft op zolder een kantoorruimte gemaakt. Dit bevalt hem prima geeft hij aan.

Net op het moment dat we met elkaar in gesprek willen gaan, loopt zijn zoon binnen om hem iets te vragen. Ronny: “Ik heb de afspraak met de kinderen dat als de deur dicht is, ze niet binnen mogen komen, maar in de praktijk loopt dit wel eens anders, lacht hij."

Ronny is het type klantbeheerder die betrokken is richting de klanten en proactief nadenkt in oplossingen en alternatieven. Door zijn kennis, ervaring en deskundigheid kan hij alternatieven bieden bij oplossingen. Hij houdt klanten ook regelmatig een spiegel voor en kan op elk niveau met een klant levelen. “Ik raak niet zo snel in de stress, en probeer altijd rust en overzicht te houden als ik onder tijdsdruk sta, zodat ik het complete plaatje niet uit het oog verlies. Een ondernemer kan bij mij op mijn deskundigheid rekenen. Soms vind ik het zelf ook fijn om te klankborden met een collega als ik bijvoorbeeld tegen een dilemma aanloop over een bedrijfsovername of financiering, dan moet je wel de rust hebben. Als je dat niet doet en doorgaat met het reguliere werk, dan loop je het risico dat je echt vastloopt. Momenteel houd ik mij veel bezig met financieringsaanvragen en inbreng in de BV’s, oftewel wijziging in de ondernemersvormen.” 

Naast zijn baan bij Alfa Accountants en Adviseurs reist Ronny regelmatig af naar Amsterdam voor de behandeling van een klacht of hoorzitting. Hij is namelijk lid van de klachtencommissie van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA). Ronny kijkt er naar uit om binnenkort weer eens een keer, dan wel met 1.5 meter afstand van elkaar, naar Amsterdam te gaan.  

Excel is verleden tijd 

Wanneer je aan de slag gaat met het doorrekenen van de toekomstplannen, kom je al snel uit op het maken van een prognose. In de praktijk worden er nog vaak spreadsheets gemaakt in Excel. "Ikzelf heb in het verleden ook veel met Excel gewerkt en prognoses gemaakt. Het combineren van cijfers met formules om een toekomstbeeld te schetsen. Je herkent de frustraties vast wel: een rare uitkomst door een verkeerde invoer. Daarnaast werk je met verschillende versies in documenten en heb je geen inzicht in het proces. In mijn werk wil ik de focus leggen op het vormgeven van mogelijke financiële scenario’s in plaats van de formules in Excel. Daarom heeft Alfa het Alfa Management Paneel geïntroduceerd. Een slimme toepassing die je altijd en overal het inzicht geeft om optimaal te sturen op de cijfers. Wanneer ik een prognose uit AMP haal als onderbouwing van een financieringsaanvraag, kan ik die met veel vertrouwen indienen omdat er geen rekenfouten inzitten." 

Altijd bij met de cijfers 

Met de dashboards van het Alfa Management Paneel heb je dagelijks inzicht in de cijfers die nodig zijn om verder te komen. "Zo kan ik ervoor zorgen dat klanten de beste basis hebben voor beslissingen die genomen moeten worden. Waar je bij Excel continu de cijfers moet bijhouden, wordt dit bij AMP automatisch bijgewerkt. Wil je exact weten wat je resultaat is? Dan kun je dit  direct inzien als je bij bent met je administratie. Je kunt zelfs een prognose maken van de toekomstige cijfers voor het komende jaar, of je gaat maanden met elkaar vergelijken en bekijkt de verschillen. Ik maak zelf één keer een prognose en laat het systeem de resultaten vergelijken en doorrekenen. Zelfs nu tijdens de corona, kan ik nog steeds de resultaten zien als de corona er niet was geweest. De informatie die ik vanuit AMP krijg is heel waardevol, niet alleen voor mezelf, maar ook de klant. Zij kunnen nu juiste beslissingen nemen als het gaat om investeringen, bedrijfsvoering of bijvoorbeeld kosten. Met een prognose die ik voor de klant opstel, krijgt de ondernemer een helder beeld van de liquiditeitspositie voor de korte en lange termijn." 

"Wat bijvoorbeeld als gevolg van de corona crisis kan gaan spelen bij een ondernemer, is dat afnemers later betalen dan gebruikelijk. Vragen die ik dan van de ondernemer krijg is: Wat doet deze situatie met de cijfers? Met AMP kan ik dan onderzoeken wat bijvoorbeeld een omzetdaling voor een aantal maanden voor gevolgen heeft voor de liquiditeitspositie.  Zolang je als ondernemer maar liquiditeit hebt, zal je wel overeind blijven. Ook kan je winst maken als je liquiditeit achterloopt. Wat ik in de praktijk soms merk is dat ondernemers sturen op de bankrekening, en dan vervolgens kijken wat mogelijk is."

Samen tussentijds bijsturen met het Alfa Management Paneel 

"Door de vele gesprekken die ik voer met ondernemers, herken ik snel de risico’s binnen een onderneming. De coronacrisis heeft ingrijpende gevolgen voor veel ondernemers. Om inzicht te krijgen in de risico’s of gebruik te maken van maatregelen, is actueel inzicht nodig in de cijfers. Ik maak verschillende scenario’s aan om inzicht te krijgen in wat er nodig is. De prognoses die ik voor de ondernemers opstel, helpen mij ook in de gesprekken met de ondernemer. Een goed opgebouwde prognose is namelijk cruciaal. We kunnen tijdig stappen ondernemen als bijvoorbeeld richting de bank zichtbaar wordt dat kredietverruiming noodzakelijk lijkt te worden. Waar je wel rekening mee moet houden is dat je veel in kaart moet brengen voor de bank. Banken willen inzicht hebben hoe de liquiditeitsprognose eruitziet. Stel dat een ondernemer geen prognose en liquiditeit aanlevert, dan staat hij of zij al met 1-0 achter. Heb je als ondernemer meer krediet nodig, dan zal je onder andere uit moeten leggen hoe het komt dat er meer krediet nodig is, en wat de eindstand van het boekjaar wordt. Met één druk op de knop haal je informatie zoals: ‘Wat is het gevolg van 3 maand niet aflossen of het niet betalen van loonheffing?’ uit het systeem. Het niet betalen van de loonheffing, heeft dan nu geen effect op de bankstand, maar aan het einde van het jaar moet het wel betaald worden, dit kan ook uit AMP worden gehaald."

Wat heb je nodig voor het Alfa Management Paneel? 

"De meeste klanten van ons gebruiken Accountview of Exact Online voor AMP, maar op elk ander pakket is het ook mogelijk. De inrichting van het systeem is 95% klaar en bij het gebruik wordt er op klantniveau nog gekeken welke koppelingen er nodig zijn en bij de klant passen. Als alles eenmaal is ingericht, is het vrij eenvoudig om de administratie bij te houden en kan er op elk tijdstip wat je maar wenst een nieuwe prognose worden gemaakt. Je zal dan gaan merken wat voor een toegevoegde waarde het systeem heeft." 

Er zijn verschillende varianten van het Alfa Management Paneel, namelijk Basis, Plus en compleet. Ga je voor Compleet, dan heb je altijd zicht op de maandcijfers en de toekomstige cijfers voor het komende jaar. Bovendien kun je zelf liquiditeitsprognoses en financiële scenario's maken én bewaken. Het 'spelen' met scenario’s – wat gebeurt er als mijn opbrengsten stijgen of dalen? – laat je zien hoeveel ruimte je financieel hebt. Wanneer investeringen mogelijk zijn. Of wanneer externe financiering gewenst is. 

Ik ben medeaandeelhouder 

"Wat het werken voor Alfa extra uniek maakt, is dat ik medeaandeelhouder ben en de kans krijg om samen met Alfa verder te groeien. Dit heb ik in mijn loopbaan nog niet eerder meegemaakt of bij een accountantskantoor gezien. Wat ook uniek is binnen ons cluster, is het lage personeelsverloop. Je merkt dat het merendeel van de collega’s er al heel lang werkt en dat zegt iets over de goede sfeer. Collega’s vertrouwen elkaar en denken niet alleen aan zichzelf, maar zijn betrokken en dat werkt heel prettig. Dit is ook terug te zien in de cultuur van het kantoor."

Wil jij ook inzicht in je onderneming? Maak dan gerust een afspraak met mij of één van onze andere klantbeheerders.