Opschuiven van leverancier naar ontwerper en adviseur

8 oktober 2018 | Door:  Annemiek Pelle

Oving Projectinrichting in Assen richt zich op de inrichting en aankleding van allerlei soorten panden. Van Thialf en de Bonte Wever tot crematoria en alles daartussenin. Startte het bedrijf in 1972 als stoffeerbedrijf met veel uitvoerend personeel, nu ligt het accent heel anders. Dit is opgeschoven van de levering van producten naar advies over interieurinrichting en het maken van de ontwerpen hiervoor.

Dit artikel is verschenen in ons relatiemagazine 'Mens in Bedrijf, editie September 2018'

Leo  Limberger is sinds 2000 eigenaar van Oving Projectinrichting. Voordat hij hier startte, werkte  hij twee jaar in de accountancy bij (toen nog voluit) Ernst & Young. Niet omdat hij accountant wilde worden, wél omdat het hem een mooie gelegenheid bood om zowel bij heel grote als bij kleine organisaties over de vloer te komen en daar in de keuken te kijken. Die ‘proeftuin’ zorgde ervoor dat hij in 1988 bij Oving aan de slag ging. “Het bedrijf was gerelateerd aan de aannemerij en dat trok me. Gaandeweg ging het steeds meer richting interieur en dat sprak me aan. Daarbij speelt ook de grote diversiteit aan klanten een belangrijke rol. Iedereen kan morgen onze klant zijn – en iedere klant heeft ook een andere behoefte. De klant kan twee bureaustoelen nodig hebben, maar hij kan evengoed op zoek zijn naar de meest wenselijke inrichting voor een nieuw ziekenhuis. Vanuit pragmatisch oogpunt delen we onze klanten wel in vier segmenten in: de kantorenmarkt, de zorgmarkt, onderwijs en hospitality.”

Werkwijze

Tot 2008 was Oving betrokken bij veel nieuwbouwtrajecten, waardoor de periode tussen ontwerp en levering gerust een tot anderhalf jaar kon bedragen. Die tijd is voorbij. “Als er wordt verbouwd, bijgehuurd of wordt verhuisd naar een ander pand, heb je het vaak over een termijn van twee tot drie maanden dat alles voor elkaar moet zijn. Dat zorgt voor een andere dynamiek. Tijdens het eerste kennismakingsgesprek met een nieuwe klant leggen we de belangrijkste contouren bloot van wat hij of zij wil. Daarna volgt een voorlopig ontwerp inclusief begroting. Bij een gemiddelde klant volgen er dan nog twee of drie gesprekken om zaken​ aan te passen en te finetunen, om te komen tot een definitief ontwerp met een goede offerte. Ik hecht daarbij erg aan een goede sfeer tussen de opdrachtgever en onze specialisten. Overigens, bij alles wat we doen, kijken we scherp naar kwaliteit, duurzaamheid en circulariteit. Dat nemen we dus ook mee in het gesprek met de klant.” 

Draagvlak creëren

In alle gevallen moet het streven zijn dat mensen blij worden van de nieuwe inrichting van hun werkomgeving. “Dat bereik je alleen maar door goed in te zoomen op de wensen en de behoeften van de eindgebruiker in combinatie met de wensen van je opdrachtgever. Voldoende draagvlak is hierbij essentieel. Dit impliceert dat je er als opdrachtgever voor moet waken om dit soort projecten hoofdzakelijk (of uitsluitend) top-down aan te vliegen. Immers, als er aan het eind van de rit veel geld is geïnvesteerd in leveranciers en adviseurs – maar het gros van de medewerkers is niet blij met het eindresultaat (inclusief je opdrachtgever) – heb je alleen maar verliezers. Je medewerkers moeten dus voldoende gelegenheid krijgen om aan te geven wat zij belangrijk, functioneel en wenselijk vinden bij een nieuwe inrichting.”

Niet langer 'dozen schuiven'

In economisch slechtere tijden geven bedrijven en consumenten minder gemakkelijk geld uit aan een nieuw interieur. De afgelopen crisisjaren waren voor Oving en hun concurrenten dan ook geen gemakkelijke tijd. “De crisis heeft onze branche zwaar getroffen. Veel concurrenten zijn nu weg of verzwakt. Toch is die periode op een bepaalde manier ook goed geweest: het heeft ons ertoe gedwongen om over veel dingen heel scherp na te denken. Als gevolg daarvan zijn we bewust overgestapt op een andere aanpak. We hebben ervoor gekozen om het leveren – het zogeheten ‘dozen schuiven’ – expliciet los te koppelen van ontwerp en advies. Tegen een potentiële klant zeggen we nu ‘Als je wilt, kunnen we je adviseren en een ontwerp voor je maken. Daarna ben je geheel vrij om bij ons je interieurinrichting te kopen of om dat bij een andere partij te doen’. We hebben lang tegen die ‘knip’ aangehikt, maar hij werkt. Als advies- c.q. ontwerpbureau kom je namelijk veel eerder tot een fatsoenlijk gesprek met je klant. Daardoor zijn we als het ware opgeschoven in de keten. Bovendien, een klant die al precies weet wat hij wil hebben, houdt zijn kaarten voor de borst en wil een scherpe prijs. Een klant die nog zoekende is, is veel opener; daar kun je een beter gesprek mee voeren. Een beslisser die nog niet weet wat hij wil, wil eerst enkele problemen opgelost zien, zoals: hoe moet het eruit gaan zien? Hoe komen mijn mensen dan te zitten? Hoeveel vierkante meters zijn daarvoor nodig en wat kost dat? Pas wanneer dat gedeelte is ‘afgekaderd’, wil hij inhoudelijk met me praten over de kleur van de tafels en stoelen et cetera.”

Duurzaamheid en circulariteit

Duurzaamheid is belangrijk voor Oving. “Iedereen heeft het over duurzaamheid, maar in veel branches is het ei nog niet gelegd. En dat terwijl duurzaamheid beslist een issue is. Circulaire inkoop wordt belangrijk. Er ontstaat inmiddels ook een behoorlijke groep die zegt: ‘Wij willen dingen niet meer in eigendom hebben, maar alleen nog maar betalen voor het gebruik’. Daardoor ontstaan er allerlei oplossingen in verhuur en lease. Ook zijn er veel mensen die het liefst alleen nog gebruikte spullen willen hebben. Kortgezegd: de markt versnippert enorm en dat heeft alles met bewustzijn te maken. Je ziet dan ook dat sommige partijen rustig twintig jaar met hun meubilair doen voordat ze wat anders aanschaffen, terwijl andere partijen graag elke paar jaar voor compleet nieuw meubilair of een andere inrichting gaan. Niet zo lang geleden hebben wij de inrichting van de Alfa-vestiging in Groningen gedaan. Op productniveau betekent dit dan bijvoorbeeld dat we alleen gebruikmaken van toeleveranciers die werken met hout met een FSC-keurmerk. Daarnaast is een groot aantal producten, waaronder de nieuwe bureaustoelen van de Alfa-medewerkers, ook volledig recyclebaar. Maar kijk ook naar de vloerbedekking; sinds 10 tot 15 jaar wordt gesloopte vloerbedekking gewoon verwerkt tot korrels voor nieuwe vloerbedekking, zoals die er nu ligt.”

Liever lokaal

De leveranciers waar Oving zaken mee doet, zijn voor het grootste gedeelte lokale bedrijven. “Dat scheelt direct in het aantal transportkilometers. Een uitzondering daarop is onze belangrijkste leverancier in Zutphen, waar al ons bureaumateriaal wordt geproduceerd. Op het moment dat ik hoor dat sommige bedrijven liever bureaus voor een tientje minder per stuk uit China laten komen, dan heeft dat in mijn optiek maar bar weinig met maatschappelijk verantwoord inkopen te maken. Als je de milieubelasting door zou rekenen op één Chinees bureau, schiet je door het plafond. Het is heel simpel: alles wat ik in Europa of lokaal kan kopen, moet niet van ver weg komen. Ik vind dan ook dat veel opdrachtgevers praten met twee monden”, stelt Leo.

Groot maar wel persoonlijk

Een paar jaar geleden stapte Oving over naar Alfa, waar  Carl Drenth (directeur Alfa Groningen) Leo’s directe contactpersoon is. “Alfa doet voor mij het jaarwerk en geeft fiscaal advies, maar ook mijn vraagstuk over pensioen in eigen beheer hebben ze eind vorig jaar goed opgelost. Ik vind het prettig om van doen te hebben met een landelijke speler met veel expertise, die tegelijkertijd veel waarde hecht aan nauw persoonlijk, lokaal contact met de klant. Daarnaast hebben ze achter de schermen hun (IT-)zaken erg goed voor elkaar. Vorig jaar hebben ze onze IT doorgelicht en geadviseerd hoe dat beter kan. Daar heb ik wat aan.”

Lees andere ondernemersverhalen in de digitale editie van Mens in Bedrijf September 2018.