Digitaal en toch dichtbij
6 mei 2020 | Door: Nicole Ensing
In deze blog vertelt senior assistent accountant Alfred Koning hoe hij het thuiswerken tijdens corona ervaart en hoe hij de klanten kan ondersteunen in deze situatie. Voor Alfred is Alfa zijn eerste werkgever en op 1 september 2020 tikt hij de 21 dienstjaren aan. Hij is gestart als assistent accountant en in de loop der jaren doorgegroeid naar senior assistent accountant. Voor een aantal klanten is hij tevens klantbeheerder. Hij heeft een berg aan kennis, ervaring en deskundigheid in huis en wordt door veel collega’s ook wel “de vraagbaak” van het team gezien. Wil je even sparren of heb je een vraag, dan is Alfred altijd bereid om mee te denken of te helpen, net zo lang totdat je het juiste antwoord hebt. Hij is een goede aanvulling op het team, met een hart voor de zaak en daar zijn we erg trots op.
We vroegen Alfred hoe het met hem is en hoe het thuiswerken hem afgaat?
Alfred geeft aan: “Ik heb thuis de ruimte en de middelen om goed thuis te kunnen werken. Mijn thuiswerkplek is zó goed ingericht dat er bijna geen verschil is met het kantoor in Groningen. In het begin was het even aftasten en wennen om volledig thuis te zitten, maar inmiddels ben ik er aan gewend en werk ik op deze manier misschien wel efficiënter. Ik hoef niet naar kantoor te rijden, heb alles bij de hand en de collega’s zijn goed bereikbaar via Teams. Sinds het thuiswerken houd ik wel dezelfde ochtendroutine aan en breng ik structuur aan in de dag. Ik zit er zelfs over na te denken, wanneer de coronacrisis voorbij is, om structureel één dag in de week thuis te gaan werken. Veel klanten die ik bedien werken digitaal en met collega’s heb ik ook gemakkelijk contact via de telefoon, Teams of videobellen. Doordat wij er met z'n allen als team staan in deze situatie en ook iedereen de standaard hoog legt, verloopt de samenwerking op afstand hartstikke goed en zijn we goed op elkaar ingespeeld. Op deze manier kunnen we onze klanten goed bedienen. Per klant beoordeel ik op welke manier de klant behoefte heeft om het contact te onderhouden. Bij de één is dit via de e-mail, de ander heb ik telefonisch contact mee of via teams en er zijn mensen die niet over een computer beschikken, dan spreken we in goede afstemming met elkaar af op kantoor. Ook breng ik in afstemming met de klant de boekhouding wel eens langs als ik in de buurt ben en praten we even bij hoe het gaat.”
Ik doe een strikje om de administratie
Alfred: “Geef mij de administratie en ik zorg ervoor dat het juist wordt verwerkt en doe er vervolgens een strikje omheen. Het strikje mag er alleen af, als er een fout in zit”. Als senior assistent accountant verzorgt Alfred de administraties van onze klanten, dit kan zijn voor BV’s, eenmanszaken en VOF’s. Ook stelt hij (complexe) jaarrekeningen op en doet de BTW aangiften. Doordat er veel zaken digitaal gaan, merkt Alfred in deze tijd van de coronacrisis niet veel verschil in de werkzaamheden, wel richt hij op een andere manier zijn werk in en past ook de manier van dienstverlening aan. “In het begin van de coronacrisis hebben alle klantbeheerders de klanten gebeld en gevraagd of wij iets voor ze konden betekenen. Soms kon je een luisterend oor bieden en de andere keer vond de klant het fijn om even te sparren, want juist in deze bizarre tijden staan wij er ook. Ik snap heel goed dat klanten momenteel veel aan hun hoofd hebben en daarom probeer ik ze te ontzorgen door een melding te geven wanneer er nieuwe regelingen opengaan waar ze wellicht gebruik van kunnen maken. Dit is voor mij een kleine moeite, maar het kan voor de klant wel waardevolle informatie zijn. Het zijn niet alleen de klanten met acute problemen waar we aandacht aanbesteden, maar ook klanten die niet direct in de problemen zitten worden gebeld, en dan is het fijn als een klant zegt: mooi dat je belt.”
De coronacrisis vraagt meer maatwerk
Doordat elke klant specifiek is, is er voor elke klant een andere aanpak. De ene klant komt wel in aanmerking voor TOGS of een bijzondere bijstand via TOZO en de andere klant niet. Hierbij krijgen we weer hulp vanuit het hoofdkantoor, bijvoorbeeld door webinars. Ik informeer de klant via de mail, telefoon of app over de coronamaatregelen en bespreek of het op hun van toepassing is. Daarnaast bespreek ik wat de klant zelf kan doen of waarin wij kunnen ondersteunen. Ik begrijp dat het voor veel klanten een spannende en onzekere situatie is omdat er van alles gebeurt of bepaalde regelingen bijvoorbeeld later worden opgesteld. Ik probeer in de gesprekken de klant een spiegel voor te houden en samen te kijken wat we kunnen doen. In sommige gevallen kan dit het verlagen van het inkomensbelasting of vennootschapsbelasting zijn en in een ander geval vragen we uitstel van betaling aan. Ook zie je ondernemers creatief inspelen op de situatie en bieden een andere manier van dienstverlening aan. Zo zijn er ondernemers die normaliter fysiek een winkel hebben, die nu een webshop hebben om toch inkomsten binnen te halen. Ikzelf leer hier voornamelijk uit om sneller dan normaal te schakelen en in te spelen op de situatie. Wat je ziet is dat er op een andere manier advies wordt gegeven aan de klant.”
Administratie goed op orde
Alfred geeft als tip voor de klant mee: "Het is van belang dat de administratie altijd bij is. Je wil niet voor verassingen komen te staan of door de feiten worden ingehaald. Wanneer je dit vanaf het begin goed inricht, scheelt dit erg veel tijd, frustratie en weet je waar je staat. Ook in deze bizarre tijd zorgt een goede administratie voor rust, waardoor je je kunt focussen op andere zaken. Alfa kan dan ook sneller een prognose maken, inzage geven of cijfers bijwerken.”
De sociale contacten mis ik het meest
We vroegen Alfred wat hij het meeste mist in deze situatie? Hierop antwoord hij direct “De sociale contacten en koffiemomentjes met mijn collega’s. Je loopt veel sneller naar je collega’s toe met vragen of hebt even een sociaal momentje. Nu verzamel ik meestal de vragen eerst en zet ze daarna op de chat naar de betreffende collega, maar dit is toch anders. Normaliter doe ik aan squashen en klootschieten, dit verruil ik nu momenteel door veel te wandelen, zo blijf ik tóch in beweging. Voor iedereen: blijf gezond dat is niet anders dan als het geen corona was geweest!”
