Banner

Een dag van ... Het secretariaat

20 augustus 2019 | Door:  Marlon Dusselaar

Als secretariaat zijn wij het eerste aanspreekpunt voor jou als je ons kantoor in Dodewaard bezoekt of belt.

Wat wordt er allemaal gedaan op en door het secretariaat?

We nemen je mee in een gemiddelde werkdag van ons.

Ochtend
We starten de dag met het openen van de deur en zorgen ervoor dat alles er tiptop uitziet voor de ontvangst van onze klanten.
Daarna starten we de computers op, nemen een kop koffie en kletsen even over wat we in het weekend allemaal hebben gedaan.

Een klant komt zijn administratie brengen van de afgelopen maanden, want het is tijd om de BTW-aangifte te doen.
We bedanken de klant voor het brengen van zijn stukken en de collega die de boekhouding van deze klant verwerkt kan er mee aan de slag.

We staan een aantal klanten telefonisch te woord en verbinden ze door met de juiste collega voor hun vraag.
Een potentiële klant belt om kennis te maken met ons, hij is op zoek naar een nieuwe accountant en heeft van een bevriende ondernemer over ons gehoord. We verbinden hem door naar onze collega en een kennismakingsafspraak wordt gemaakt.
Wat leuk deze mond-tot-mondreclame van een enthousiaste klant, dat waarderen we!

Inmiddels staan er al een aantal brieven van collega’s klaar om verzonden
te worden door ons. We zorgen ervoor dat deze netjes verzonden worden.
Meestal digitaal, soms nog per post.
Overeenkomsten worden ingebonden en gaan als compleet pakket de deur uit.
Een klant komt binnen, want hij heeft een afspraak met zijn klantbeheerder. We bieden de klant een lekkere cappuccino aan en geven de klantbeheerder een seintje.

Middag
’s Middags werken we onze social media bij. We hebben een jubilaris en dit laten we uiteraard niet onopgemerkt voorbij gaan.
Eén van onze collega’s heeft een artikel geschreven over een juridisch onderwerp, dat delen we ook via onze social media-kanalen.
Ook maken we de uitnodiging voor een event dat we binnenkort organiseren en versturen deze naar onze klanten.
We hebben een aantal wijzigingen van klanten ontvangen (verhuisd, ander mailadres) en er komt een geboortekaartje binnen die we meteen in ons systeem verwerken, zodat alle gegevens up-to-date blijven. Uiteraard sturen we de klant van het geboortekaartje een heerlijke geboortetaart toe.

De dag is bijna voorbij als een collega ons vraagt of we met spoed nog een brief kunnen versturen, waarvan het voor de klant van belang is dat dat vandaag nog gebeurt.
Uiteraard zorgen we daarvoor!

Onze werkdag zit erop, we sluiten de deur en staan morgen weer voor je klaar!

Graag tot ziens!
Fauve, Astrid, Roos en Marlon

v.l.n.r. Fauve, Astrid, Roos, Marlon

Marlon Dusselaar

Marlon Dusselaar

Directiesecretaresse

088 2531761 | mdusselaar@alfa.nl


Meer over Marlon