Het starten van je eigen onderneming: De administratie?

4 november 2020 | Door:  Erwin Beldman

Een noodzakelijk onderdeel van het ondernemen is de (financiële) administratie. Voor de een is het geen probleem, voor de ander iets wat hij/zij het liefst ver van zich afhoudt.

Maar wat moet je en wat mag je als het aankomt op het vastleggen van je financiële administratie?

De financiële administratie houd je in de eerste plaats voor jezelf bij. Daarnaast dien je deze op verzoek van de Belastingdienst ook te kunnen overhandigen bij een boekencontrole. De bewaarplicht die de Belastingdienst aangeeft is 7 jaar voor de btw administratie. Hieronder worden bijvoorbeeld de kostenfacturen en verkoopfacturen verstaan. Voor een huurcontract geldt dat de 7 jaar termijn pas begint te tellen nadat het contract is beëindigd. Verder 10 jaar voor stukken die te maken hebben met aan- en verkoop van zakelijk onroerend goed.

Hoe bewaar je de administratie?

Het bewaren van de administratie is in beginsel vormvrij. Ik adviseer om een ordner aan te maken met een aantal tabbladen voor de papieren documenten die af en toe nog voorbij komen. Verder is het van belang om dit ook digitaal zo in te richten, voornamelijk omdat de Belastingdienst vereist dat facturen en andere documenten bewaard worden in de vorm waarin deze verzonden of ontvangen zijn. Denk daarbij bijvoorbeeld aan .PDF documenten, deze mogen formeel niet afgedrukt worden. Zorg daarbij ook voor een goede back-up van deze gegevens, zodat deze niet verloren gaan.

Banken verstrekken in principe geen bankafschriften meer, terwijl deze bij de financiële administratie horen. Sla deze afschriften maandelijks op als .PDF document in het daarvoor bestemde mapje op de computer. Temeer omdat transacties na een aantal maanden (dit verschilt per bank) niet meer benaderbaar zijn.

Hoe verwerk je de administratie?

Afhankelijk van hoe handig je bent met de computer, werkt een online administratieprogramma prettig. Het bied je de mogelijkheid om er offertes en verkoopfacturen in te maken, maar ook de inkoop- en kostenfacturen + de bank in te verwerken. Bij het verwerken van de bank scant een online programma de reeds verwerkte verkoop- en kostenfacturen en wijst deze automatisch toe aan de betreffende transactie. Hierdoor geeft het verwerken van deze transacties geen zware last op dagbasis. Als bijkomend voordeel kan je je accountant uitnodigen om op afstand mee te kijken in de administratie en kan zo’n programma de aangiften btw berekenen en digitaal insturen bij de Belastingdienst.

Mocht de administratie beperkt zijn, dan is het uiteraard ook mogelijk deze bijvoorbeeld in een Excel document bij te houden. Het nadeel van Excel is dat deze bewerkelijk kan zijn.

Welk administratiepakket raad je mij aan?

Er zijn veel administratieprogramma’s waarbij er veel gericht zijn op gebruikersvriendelijkheid. Daarbij merk ik in de praktijk dat die programma’s niet per definitie gemaakt zijn voor professionals zoals accountants. Werk je samen met een accountant, dan is het verstandig daar rekening mee te houden.

Programma’s die aan te raden zijn, zijn bijvoorbeeld:

Hoe maak ik het beste mijn verkoopfacturen?

Het grote voordeel van online administratieprogramma’s is dat deze vaak een standaardmodule hebben waarmee verkoopfacturen aangemaakt en verzonden kunnen worden. Deze facturen voldoen aan de door de Belastingdienst gestelde factuurvereisten. Daarnaast worden deze ook meteen in de financiële administratie verwerkt en kunnen de facturen ook automatisch worden afgeboekt als ze betaald zijn. Ook zijn er gratis online facturatieprogramma’s zoals bij iMuis, die je eenvoudig in staat stellen een correcte factuur te maken en te versturen.

Heb je vragen hebben naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Erwin Beldman.

Erwin Beldman

Erwin Beldman

Senior assistent accountant

088 2531652 | ebeldman@alfa.nl


Meer over Erwin