Het starten van je eigen onderneming: uren- en kilometerregistratie

3 december 2020 | Door:  Erwin Beldman

Een noodzakelijk onderdeel van het ondernemen is de (financiële) administratie. Voor de een is het geen probleem, voor de ander iets wat hij/zij het liefst ver van zich afhoudt.

Wat moet je en wat mag je als het aankomt op het vastleggen van je financiële administratie?

Urenregistratie

De urenregistratie is voor veel ondernemers een noodzakelijk kwaad. Gelukkig hoeft deze niet per minuut nauwkeurig bijgehouden te worden. Een voordeel van het bijhouden van je uren is dat je als ondernemer inzicht krijgt in hoe je je tijd hebt besteed en aan wat voor soort werkzaamheden.

Hoe registreer je je uren?
Allereerst is er geen vast stramien hoe je als ondernemer je uren bij dient te houden. Dit kan zijn in een agenda, een notitieboek, een app of een Excelsheet. Belangrijk om te weten is dat de urenregistratie een onlosmakelijk onderdeel uitmaakt van de financiële administratie en bijbehorende bewaarplicht. Dit houdt dus in dat je ook je urenregistratie 7 jaar dient te bewaren.

Welke uren leg ik vast?
Het zijn niet alleen de uren die je besteed aan feitelijke opdrachten voor klanten. Ook het acquireren voor toekomstig werk, bezoeken van netwerkbijeenkomsten (na corona) en het verwerken van de (financiële) administratie zijn uren die meetellen.

Apps
Mocht je overwegen om je uren eenvoudig in een app te registreren, kijk dan of het via de app ook eenvoudig mogelijk is om een deel van deze uren door te zetten naar een factuur. Een aantal online boekhoudprogramma’s biedt de optie om de uren te registreren en vervolgens deze uren ook te factureren.

Hoeveel uur dien ik minimaal gewerkt te hebben?
Dat ligt deels aan je persoonlijke achtergrond. In de regel dien je minimaal 1.225 uur per jaar actief gewerkt te hebben voor je onderneming. Dit is gemiddeld 24 uur per week.

Er zijn uitzonderingen op die regel:

• Arbeidsongeschiktheid; start je vanuit een situatie dat je arbeidsongeschikt was? Dan mag je volstaan met 800 uur per jaar.
• Zwangerschap; gedurende 16 weken zwangerschapsverlof, mag je de uren rekenen alsof je gewoon gewerkt hebt.
• Corona; mogelijk heb je over een deel van 2020 minder kunnen werken als gevolg van de maatregelen rondom het coronavirus. Hiervoor geldt dat als je in de periode van 1 maart 2020 tot en met 1 oktober 2020 niet of minder hebt kunnen werken als 24 uur per week, je er voor het urencriterium wel vanuit mag gaan dat je ten minste 24 uur per week gewerkt hebt. Leg dit wel goed vast, ook waardoor je in die periode geen werk gehad hebt, wie was je opdrachtgever toen? Vaak is dat achteraf na een aantal jaar lastig te reproduceren.

Waar heb je recht op bij voldoende uren?
Heb je 1.225 uur of meer gewerkt, dan heb je over 2020 (mogelijk) recht op:

• Zelfstandigenaftrek van € 7.030
• Startersaftrek van € 2.123
• Aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk
• Meewerkaftrek, als je partner 525 uur of meer zonder vergoeding aantoonbaar heeft meegewerkt in je onderneming.

Kilometerregistratie

In het kader van ‘als je toch aan het vastleggen bent’.. Als ondernemer met bijvoorbeeld een privéauto of fiets, mag je de afgelegde zakelijke kilometers maal € 0,19 per kilometer in aftrek brengen als kosten. Hiervoor geldt net als bij de urenregistratie dat je de kilometerdeclaratie aantoonbaar moet kunnen overleggen bij een mogelijke belastingcontrole. Dus ook 7 jaar bewaarplicht op dit gebied.

Ben je ondernemer in de eenmanszaak met een privéauto? Dan mag je een deel van de privé betaalde Nederlandse btw op de autokosten (brandstof en onderhoud) ook in aftrek brengen op de aangifte btw. Leg in dat geval de kilometerstand per 1-1 en 31-12 vast om te bepalen hoeveel kilometer er totaal gereden is met de auto. Op basis van de vastgelegde zakelijke kilometers kan je dan bepalen hoeveel procent er zakelijk gereden is. Van het percentage dat hieruit komt, mag je de privé betaalde btw op de autokosten over dat jaar terugvragen.

Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Erwin Beldman.