Vragen en antwoorden inzake inventarisatie voorraden (FAQ)

14 januari 2022 | Door:  Erik Langerhuizen

Onderstaand de antwoorden op de meest gestelde vragen rond de inventarisatie van de voorraad. Of je nu een winkel hebt online dan wel fysiek of een groothandel of productiebedrijf, inventarisatie is belangrijk om in control te blijven.

FAQ 1:  Waarom inventariseren voorraad?

• Als bedrijf ben je verplicht een boekhouding bij te houden waaruit je het vermogen en resultaat kunt bepalen. Zonder goede inventarisatie van de voorraad is dit niet mogelijk.
• Aansluiting voorraadadministratie en werkelijke voorraad. Goed inzicht in de werkelijke voorraad is belangrijk en deze moet aansluiten bij de administratieve voorraad. Het is niks zo vervelend als misgrijpen op artikelen waarvan je denkt dat deze er zijn (administratief) maar toch niet op voorraad zijn. Zowel voor jou als je klant is dit moeilijk te verkopen.
• Vaststellen derving. Aan de hand van een voorraadinventarisatie kun je vaststellen hoeveel derving er in een maand of jaar is geweest. Dit is belangrijk om te weten, omdat derving verlies betekent. Derving is het verschil tussen de administratieve voorraad en de werkelijke voorraad. Als je weet dat er veel derving is opgetreden, kun je maatregelen nemen om die derving in de toekomst te voorkomen of te verminderen.

FAQ2:  Is inventariseren verplicht?

• Ja, periodiek inventariseren is wettelijk verplicht want elke bedrijf of onderneming heeft een boekhoudplicht. Als bedrijf moet je de omvang van het vermogen en het resultaat kunnen vaststellen daarvoor is inventarisatie noodzakelijk.

FAQ3:  Wat is het beste moment van inventariseren?

• Jouw accountant wil in ieder geval graag de waarde van de voorraad weten per balansdatum, dat is  meestal 31 december van elk boekjaar. Maar zie ook FAQ7 over manieren van inventariseren. Verder kun je met veel voorraadadministratie pakketten ook de historische datum uitdraaien van de voorraad. Een gunstig moment is als de voorraad relatief laag is en/of dat er weinig gehandeld wordt of als de winkel dicht is.

FAQ4:  Welke  accountantsregels gelden er voor waardering voorraad?

• De accountantsregels (richtlijnen voor de jaarverslaggeving) bepalen dat voorraden moeten worden gewaardeerd op kostprijs of lagere opbrengstwaarde (RJ 220).
• Kostprijs van de voorraden bestaat uit de verkrijgings- of vervaardigingsprijs en overige kosten om de voorraden op hun huidige plaats en in hun huidige staat te brengen. Denk dus naast de inkoopprijs bijvoorbeeld ook aan de transportkosten, invoerrechten die voor rekening van jouw bedrijf komen.

FAQ5:  Welke fiscale regels gelden er voor waardering voorraad?

• Fiscaal gelden de regels van goed koopmansgebruik. De winst op voorraad hoeft pas te worden genomen op het moment van verkoop. Als voorraad is ingekocht en de marktprijs nadien is gestegen tot boven de fiscale boekwaarde, hoeft dus nog geen winst te worden genomen zolang de voorraad niet is verkocht. Een verlies op voorraad mag al wel worden genomen zodra dat verlies voorzienbaar is. Zie verder hieronder bij FAQ6

FAQ6: Kan je afschrijven op voorraden?

• Voor de belastingdienst mag je op de voorraadwaarde afschrijven.  Handel je in textiel, kleding, meubelen of stoffering? Dan mag je vaste percentages toepassen als je gaat afwaarderen. In de Staatscourant 2011, nummer 3447 staat welke afwaarderingspercentages je maximaal kunt gebruiken. 

FAQ7:  Manieren van voorraadinventarisatie:

• Steekproefsgewijze inventarisatie: Een steekproefsgewijze inventarisatie (partieel roulerend) is een inventarisatie waarbij je slechts een beperkt aantal artikelsoorten telt. De uitkomst van de telling vergelijk je met de aantallen of geldbedragen die in de administratie genoteerd staan. Als er dan geen verschil is tussen deze aantallen of geldbedragen, kun je aannemen dat de rest van de voorraad ook klopt met de gegevens van de administratie. Een steekproefsgewijze inventarisatie kun je bijvoorbeeld elk kwartaal of elk halfjaar uitvoeren. De te tellen artikelsoorten kun je hierbij steeds wisselen, net als de omvang van de steekproef.
• Volledige inventarisatie: Een volledige inventarisatie is een inventarisatie waarbij je alle aanwezige artikelen telt. Ook bij deze inventarisatievorm worden de uitkomsten van de tellingen in aantallen of geldbedragen vergeleken met de getallen die genoteerd staan in de administratie.

FAQ8: Wat zijn consignatiegoederen?

• Let op; consignatiegoederen zijn goederen die nog eigendom zijn van de leverancier. Bij inventarisatie is het goed om van te voren goed te kijken met welke leveranciers afspraken zijn gemaakt over consignatie voorraad. Deze goederen moeten op verzoek van de leverancier waarschijnlijk wel worden geteld maar deze mag je niet meenemen op de balans van je eigen onderneming.

FAQ9: Wat doen met inventarisatie verschillen?

• Het is belangrijk om verschillen tussen de uitkomsten van de inventarisatie en je voorraadadministratie te analyseren. Mogelijke verschillen kunnen ontstaan door:                                                                                                                                  - Onjuiste invoer in de voorraadadministratie (onjuiste aantallen, verkeerde prijzen, verkeerde artikelcode etc.)          - Let op negatieve bedragen in voorraad administratie en op grote getallen. Dit duid vaak op een onjuiste verwerking.                                                                                                                                                                                                                                       - Verschillen kunnen verder ontstaan door derving en diefstal. Als de verschillen groot zijn is het goed om hier meer in detail naar te kijken. Overleg desnoods met je accountant hoe je dit het beste kunt doen.
• Na analyse van de verschillen pas je of de telling van de inventarisatie aan of je past de administratieve voorraad aan zodat de werkelijke voorraad weer overeenkomt met de administratieve voorraad.

FAQ 10: Hoe vaak inventariseert een bedrijf?

• Dit hangt onder andere af van de waarde van de artikelen en de omvang van de totale voorraad. Eén keer per jaar inventariseren is daarbij wel het minimum. Vaak wordt dit één keer per kwartaal of maand gedaan afhankelijk van de omvang van de voorraad en de invloed op het resultaat en de nauwkeurigheid van de voorraadadministratie.

FAQ 11: Fasen bij inventariseren?

• De inventarisatie kun je onderverdelen in drie fasen:                                                                                                                                           - Voorbereiding; denk hierbij aan instructie medewerkers, maken inventarisatieplan,  magazijn en winkel op orde maken voor inventarisatie, zorgen voor voldoende scanners etc.                                                                                                                  - Uitvoering; is tellen en registreren van de aantal artikelen bij voorkeur in tweetallen en onder aansturing van een leidinggevende die het totaaloverzicht bewaard.                                                                                                                               - Evaluatie: het is goed om na afloop de betrokkenen te vragen hoe het proces is verlopen en of er suggesties zijn voor verbetering.

FAQ 12: Hoe ziet een inventarisatieplan er uit?

• In het inventarisatieplan geef je aan op welke datum en welke tijd het assortiment geïnventariseerd wordt. In een winkel worden inventarisaties vaak na sluitingstijd uitgevoerd. Zo heeft de consument er geen last van en kan de verkoop gewoon doorgaan. Dit betekent echter wel dat er een beperkte hoeveelheid tijd beschikbaar is voor de inventarisatie. Daarom is het belangrijk dat de inventarisatie snel en efficiënt uitgevoerd kan worden.
• In een inventarisatieplan maak je een taakverdeling. Je bepaalt wie welke taken gaat uitvoeren. Het is ook handig om een overzicht te maken van de ruimtes die gecontroleerd moeten worden, zodat er niets per ongeluk wordt overgeslagen. Bij een steekproefsgewijze inventarisatie moet je duidelijk aangeven welke artikelen geïnventariseerd moeten worden.

Je antwoord nog niet gevonden ? Vraag het één van de Retail specialisten van Alfa Accountants en Adviseurs.