Wat is het verschil tussen digitale en elektronische facturatie?

3 februari 2016

Ze worden nog weleens door elkaar gehaald, de termen elektronische en digitale facturen. Er zijn echter belangrijke verschillen. Met name de verwerking in de boekhouding is anders.

Digitale facturen, wie kent ze niet?

Met digitale facturen is iedereen wel bekend. Veel telefoonproviders en webshops verstrekken de factuur al in pdf-formaat. Er komt geen papier meer aan te pas en de factuur is dus digitaal. De facturen die op papier binnenkomen, kunnen worden gescand en omgezet naar pdf of JPEG, zodat ook deze nu digitaal beschikbaar zijn.

Hiermee is een digitale administratie aangelegd. Deze digitale facturen moeten nog wel handmatig worden verwerkt in de boekhouding. Mogelijk wordt er gebruik gemaakt van scanboeken. Daarmee wordt de factuur met herkenningssoftware gescand op relevante informatie, zodat dit kan worden ingelezen in de boekhouding.

Maar zijn de facturen dan ook elektronisch?

Die vraag moet met ‘nee’ worden beantwoord. Elektronische facturatie, ook wel e-facturatie genoemd, is een geheel andere manier van factuurverwerking. Waar een digitale factuur zoals een pdf eigenlijk niets meer is dan een papieren factuur die leesbaar is op een beeldscherm, is een e-factuur een digitaal bericht in computertaal. Deze taal wordt UBL genoemd.

Een e-factuur kent ook een totaal andere weg richting de boekhouding. De e-factuur gaat namelijk rechtstreeks vanuit de boekhouding van de leverancier richting de boekhouding van de afnemer. Deze e-factuur gaat echter wel eerst door een netwerk, waarin wordt gecontroleerd of de e-factuur klopt en voldoet aan alle standaarden . Zo kan elke e-factuur zonder interpretatieverschillen en/of invoer- en herkenningsfouten de boekhouding in. Uiteindelijk zijn bij de verwerking van de e-factuur geen handmatige handelingen meer nodig.

Hoe loopt de controle over e-facturen?

Wanneer een leverancier een elektronische factuur aanbiedt, krijgt de afnemer een bericht. Zo is altijd bekend welke facturen er in de boekhouding terecht komen. Wanneer een factuur foutief is, zal er een creditfactuur moeten volgen. Daarmee wordt de foutieve factuur gecorrigeerd. Zo komen alle kosten volledig in de boekhouding. Daarna zal een eventuele betaling van de factuur volgen.

Altijd bij met uw boekhouding      

Door het gebruik van e-facturatie en doordat hiermee veel minder handmatige handelingen nodig zijn, is de boekhouding nagenoeg realtime bijgewerkt. Zo hebt u op elk moment inzicht in uw administratie. Een mooie tool als het Alfa Management Paneel (AMP) helpt daar prima bij.

Meer weten?

Wilt u meer weten over e-facturatie? En of dit toepasbaar is in uw situatie? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder.