Tips voor werkgevers

29 november 2018

December is voor werkgevers bij uitstek de maand om de regelingen voor het personeel onder de loep te nemen. Laat ik als werkgever geen voordeel liggen in 2018? Waarmee krijg ik te maken in 2019? Hierna lees je alles over de actiepunten voor het einde van dit jaar.

Lage-inkomensvoordeel voor lage lonen

Sinds 2017 krijgen werkgevers, die werknemers in dienst hebben met een loon tussen 100% en 125% van het wettelijk minimumloon (WML), een nieuwe tegemoetkoming: het lage-inkomensvoordeel (LIV), dat kan oplopen tot wel € 2.000 per werknemer. Voor het LIV gelden de volgende voorwaarden:

• Het gemiddelde uurloon van de werknemer bedraagt minimaal 100% en maximaal 125% van het WML voor iemand van 22 jaar of ouder; en
• Er is sprake van een substantiële baan (minimaal 1248 verloonde uren per kalenderjaar); en
• De werknemer heeft de AOW-gerechtigde leeftijd nog niet bereikt.

Wat betreft de verloonde uren gaat het om alle uitbetaalde uren, dus ook uren waarvoor niet gewerkt wordt. Denk aan betaald verlof, ziekte, overwerk en uitbetaalde verlofuren.

Tip
Ga na voor welke werknemers je op grond van het uurloon het LIV zou kunnen ontvangen. Ga vervolgens na of zij het minimaal vereiste aantal uren werken. Zitten ze net onder de grens, dan kan het lonend zijn het aantal uren te verhogen. Zelfs als je jouw werknemer extra betaald verlof zou geven, tellen de uren mee en kun je het LIV wellicht toch binnenhalen.

Het LIV is ook van toepassing op werknemers jonger dan 22 jaar. Zij moeten dan echter wel een gemiddeld uurloon hebben van minimaal 100% en maximaal 125% afgeleid van het WML voor iemand van 22 jaar of ouder.

Tip
Je hoeft geen apart verzoek te doen voor het LIV. Het LIV wordt automatisch vastgesteld aan de hand van de in jouw loonaangifte aanwezige gegevens. Het is daarom belangrijk om te controleren of alle gegevens, zoals het aantal verloonde uren, juist in jouw administratie zijn verwerkt.

Het LIV wordt vormgegeven als een vast bedrag per verloond uur, met een vast bedrag als jaarmaximum, volgens de volgende tabel.

Voor de tegemoetkoming is het van belang dat je het uurloon binnen de marges houdt.

Tip
Voor jongeren die minder dan 100% afgeleid van het WML verdienen, kan het voordelig zijn het loon te verhogen tot binnen de marge. Voor werknemers, met een uurloon rond 110% respectievelijk 125% afgeleid van het WML, is het juist van belang dat ze niet boven de marge komen.

Tip
Dreigt het uurloon te hoog te worden, dan kun je in plaats van loon wellicht gebruikmaken van alternatieven. Denk daarbij aan onbelaste kostenvergoedingen en het onderbrengen van belast loon in de werkkostenregeling. Dit loon telt namelijk niet mee voor de bepaling van het LIV.

Jeugd-LIV

Werkgevers die vanaf 1 januari 2018 jongere werknemers in dienst hebben, kunnen jeugd-LIV krijgen. Het minimumjeugdloon voor 18- tot en met 21-jarigen is sinds 1 juli 2017 flink verhoogd. Per 1 juli 2019 gebeurt dit nogmaals. Voor 18-, 19-, 20-jarigen gaat het vaste percentage van het wettelijk minimumloon dan verder omhoog. Voor 21-jarigen gaat dit naar 100%. Zij hebben dan recht op een volledig wettelijk minimumloon.

Ter compensatie is per 1 januari 2018 het jeugd-LIV voor deze leeftijdscategorie ingevoerd. Een werkgever heeft dan, als aan de voorwaarden is voldaan, per werknemer recht op een tegemoetkoming per uur. Het voordeel kan in 2018 oplopen tot € 3.286,40 per werknemer per jaar.

Loonkostenvoordeel

Voor het in dienst nemen van mensen uit specifieke doelgroepen kun je als werkgever in aanmerking komen voor het loonkostenvoordeel (LKV). Deze tegemoetkoming –een nieuwe vorm van subsidie vanaf 2018– kan oplopen tot maximaal € 18.000 over een periode van drie jaar.

Deze zomer publiceerden wij over een ongewenst effect bij de uitvoering LKV. Door een specifieke formulering in de voorwaarden van deze subsidieregeling kon je als werkgever zomaar een financieel voordeel van maximaal € 18.000 over drie jaren mislopen. In een verzamelwet voor 2019 zal de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid dit effect repareren. Al vanaf oktober 2018 heb je hier baat bij. Het is daarom belangrijk dat als je dit jaar nog iemand in dienst neemt voor wie je LKV kunt krijgen, je alvast rekening houdt met de regelgeving zoals deze zal zijn per 1 januari 2019. Voor meer informatie verwijzen wij je naar dit artikel.

Benut uw mogelijkheden binnen de werkkostenregeling

Benut ook dit jaar jouw mogelijkheden binnen de werkkostenregeling:

• Beoordeel jouw nog resterende vrije ruimte (1,2% van de totale fiscale loonsom). Het is niet mogelijk om de vrije ruimte die in 2018 over is, door te schuiven naar 2019. Maar als je vrije ruimte over hebt, kun je jouw werknemers dit jaar nog wel een aantal belastingvrije vergoedingen of verstrekkingen geven.
• Houd hierbij rekening met het gebruikelijkheidscriterium. Dit is een lastig criterium, dat inhoudt dat jouw vergoedingen en verstrekkingen niet in de vrije ruimte kunnen worden ondergebracht als deze onderbrenging op zichzelf ongebruikelijk is en/of de omvang van de vergoeding/verstrekking ongebruikelijk is. Ongebruikelijk betekent in dit verband een afwijking van 30% of meer van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

Tip
Maak gebruik van de doelmatigheidsmarge van € 2.400 per persoon per jaar. Tot dit bedrag beschouwt de Belastingdienst de vergoedingen/verstrekkingen in ieder geval als gebruikelijk. Het bedrag van € 2.400 geldt in alle redelijkheid, dus bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet op het minimumloon of als stagiair. Overigens betekent dit niet dat het bedrag van € 2.400 per definitie onbelast is. Het bedrag telt ‘gewoon’ voor de vrije ruimte en kan dus mogelijk een extra heffing van 80% opleveren voor de werkgever.

Maak gebruik van de collectieve vrije ruimte binnen de concernregeling. Houd hierbij rekening dat de concernregeling alleen geldt voor bv’s, nv’s en stichtingen en dat een belang van minimaal 95% gedurende het gehele jaar vereist is.

Tip
De doelmatigheidsmarge van € 2.400 geldt ook voor dga’s. Heb je als dga nog geen andere belaste vergoedingen of verstrekkingen gehad, dan kun je jouzelf dit jaar als dga bijvoorbeeld ook een eindejaars-bonus geven van € 2.400. Staat jouw partner ook op de loonlijst, dan geldt dit ook voor hem of haar.

Vier kerst dit jaar ‘WKR-optimaal’ met uw personeel

Geef bij dreigende overschrijding van de vrije ruimte in plaats van een kerstpakket eens een nieuwjaarsgeschenk. Of vervang de kerstborrel buiten de deur door een nieuwjaarsborrel buiten de deur. Het bedrijfsfeestje is begin 2019 misschien net zo gezellig als eind 2018. Omdat deze verstrekkingen dan in 2019 plaatsvinden, komen ze ook ten laste van de vrije ruimte in 2019.

Let op
Bedenk wel dat schuiven alleen zin heeft als je in 2019 niet met dezelfde dreigende overschrijding van de vrije ruimte te maken krijgt.

Denk ook eens na over het anders inrichten van bepaalde vergoedingen of verstrekkingen. De kerstborrel buiten de deur is met wat aankleding misschien wel net zo gezellig in uw bedrijfspand. Dit is aantrekkelijk, omdat de kerstborrel buiten de deur ten laste van de vrije ruimte komt, terwijl de borrel binnenshuis op nihil is gewaardeerd.

Let op
Gaat de borrel binnenshuis gepaard met een maaltijd, dan komt voor de maaltijd wel het forfaitaire bedrag van € 3,35 per werknemer ten laste van de vrije ruimte. Dit is echter altijd beduidend minder dan de werkelijke waarde van een maaltijd buiten de deur, die anders ten laste van de vrije ruimte was gekomen.

Houd rekening met wijziging 30%-regeling

De 30%-regeling voor buitenlandse werknemers met een specifieke deskundigheid wordt gewijzigd. Vanaf 2019 mogen werkgevers de regeling nog maar vijf jaar toepassen in plaats van de op dit moment geldende acht jaar. Volgens deze regeling mag een werkgever 30% van het salaris van de betreffende werknemer belastingvrij uitbetalen als tegemoetkoming in de extra kosten van de buitenlandse werknemer. Een hoger percentage mag ook, mits aannemelijk wordt gemaakt dat de kosten ook hoger zijn.

Er gelden wel de nodige voorwaarden om de regeling te mogen toepassen. Met name moet er sprake zijn van een specifieke deskundigheid. Dit is onder meer het geval als het jaarsalaris, exclusief de belastingvrije vergoeding, in 2018 minstens € 37.296 bedraagt. Ook moet de werknemer voordat hij bij de Nederlandse werkgever in dienst trad, op minstens 150 km afstand van Nederland hebben gewoond.

Het kabinet heeft besloten wel overgangsrecht in te voeren voor de groep waarvoor de regeling als gevolg van deze maatregel in 2019 of 2020 zou eindigen. Dit betekent dat je de 30%-regeling komend jaar nog kunt toepassen zoals vastgesteld in de beschikking, en dat er nog geen beschikking eindigt door toedoen van de nieuwe vijfjaarstermijn.

Tip
Een soortgelijke regeling geldt voor werknemers die tijdelijk in het buitenland werken. Ook aan die werknemers mag onder voorwaarden 30% van de beloning onbelast worden uitbetaald. Deze regeling wijzigt niet.

Vraag jouw werknemer bij twijfel om een woonplaatsverklaring

De loonbelasting kent een aantal heffingskortingen. Deze bestaan uit een belasting- en een premiedeel. Vanaf 1 januari 2019 hebben alleen inwoners van Nederland recht op het belastingdeel van de loonheffingskorting. Niet-inwoners hebben daar geen recht meer op. Zij hebben alleen nog recht op het premiedeel, als ze in Nederland verzekerd zijn voor de volksverzekeringen.

Voor het belastingdeel van een van de heffingskortingen, de arbeidskorting, geldt een uitzondering: werknemers die inwoner zijn van een andere lidstaat van de EU, van een EER-land (IJsland, Noorwegen en Liechtenstein), Zwitserland of de BES-eilanden (Bonaire, Sint Eustatius en Saba), hebben wel recht op het belastingdeel van de arbeidskorting.

Let op
Dit betekent dat je vanaf 1 januari 2019 moet bepalen of je voor een werknemer wel of niet rekening moet houden met het belastingdeel van de heffingskortingen. Of dat je misschien alleen rekening moet houden met het belastingdeel van de arbeidskorting. Daarvoor moet je dus weten van welk land een werknemer inwoner is, zodat je de juiste loonbelastingtabel kunt gebruiken.

Wanneer inwoner?

Een werknemer die hier zijn permanente woon- of verblijfplaats heeft, is inwoner van Nederland. Hij heeft dus recht op het belastingdeel van de heffingskortingen. Bij een werknemer die zowel in Nederland als in het buitenland woont of verblijft, is het de vraag of hij inwoner is van Nederland. Hij is alleen inwoner van Nederland als zijn sociale en economische leven zich hier afspeelt. Woont het gezin van de werknemer bijvoorbeeld in het buitenland, gaan zijn kinderen daarnaar school en houdt hij daar bankrekeningen aan, dan is hij geen inwoner van Nederland. Bij een werknemer zonder gezin is zijn intentie van belang: is hij van plan zich hier te vestigen, dan is hij inwoner van Nederland. Is hij van plan om hier alleen korte tijd te blijven, dan is hij dat niet. Of iemand inwoner van Nederland is, bepaal je op basis van de feiten en omstandigheden die jou bekend zijn: bijvoorbeeld de woonplaats die de werknemer je heeft aangeleverd als een van de gegevens voor de loonheffingen, reiskostenvergoedingen die je hem betaalt en gegevens voor beoordeling van de verzekeringsplicht. In de meeste gevallen zal je op deze manier kunnen vaststellen van welk land de werknemer inwoner is.

Tip
Vraag jouw werknemer bij twijfel om een woonplaatsverklaring. Je weet dan zeker van welk land de werknemer inwoner is. De werknemer kan de woonplaatsverklaring aanvragen bij het belastingkantoor waaronder hij valt. Dat kan ook in het buitenland zijn.

Voor een overzicht van alle eindejaarstips, ga naar alfa.nl/eindejaarstips.