Voor het eerst personeel? Waaraan moet je denken!

20 juli 2017

Ben je van plan voor het eerst personeel aan te nemen? Dan krijg je als ondernemer een extra rol: je wordt werkgever. In die hoedanigheid heb je niet alleen te maken met jouw nieuwe medewerker(s). Diverse externe partijen hebben immers ook een belang bij jouw personeel. Denk aan de Belastingdienst, het pensioenfonds of een verzekeraar. Werkgever zijn, daar komt heel wat bij kijken. Graag helpen we je op weg. Om te beginnen door je wat overzicht te geven. Daarvoor is dit artikel bedoeld.

Arbeidsovereenkomst

Het begint allemaal met afspraken met jouw (toekomstige) personeelslid. Voordat hij in dienst komt, sluit je een arbeidsovereenkomst. Hoewel je dit mondeling mag doen, raden we je sterk aan afspraken schriftelijk vast te leggen. Ze zijn dan voor beide partijen helder. Sommige afspraken moet je zelfs schriftelijk vastleggen. Anders zijn ze niet rechtsgeldig. In de arbeidsovereenkomst staan onder andere afspraken over het bruto salaris, de arbeidstijd per week, de proeftijd en (indien van toepassing) de einddatum van het contract. Ook kunnen bijzondere bedingen aan de orde zijn, zoals een concurrentiebeding of een verbod op nevenwerkzaamheden.

Indien gewenst, kun je de arbeidsovereenkomst door ons laten opstellen. Door onze kennis van het arbeidsrecht en de toepasselijke arbeidsvoorwaarden in jouw sector, voldoen onze overeenkomsten steeds aan de meest actuele wet- en regelgeving. Bovendien kunnen wij voor jou in de gaten houden of een tijdelijk contract nog verlengd kan worden en zo ja, voor hoelang.

CAO van toepassing?

Veel arbeidsvoorwaarden zijn al geregeld in CAO’s. Een groot aantal sectoren heeft dergelijke collectieve afspraken. Stel daarom vast of jouw bedrijf, al dan niet verplicht, binnen de werkingssfeer van een CAO valt. Dat doe je aan de hand van jouw bedrijfsactiviteiten en de werkzaamheden van het personeel. Zo nodig kunnen wij dit voor jou verzorgen. Een CAO bevat onder andere regels over het opbouwen en opnemen van vakantiedagen, over de uitkering van een eventuele dertiende maand of andere eenmalige uitkeringen, over kostenvergoedingen, scholing en pensioenfonds.

Identiteitsbewijs en verklaring loonheffingen

Voordat de werknemer begint te werken, moet je zijn identiteit vaststellen. Dit doe je aan de hand van een identiteitsbewijs (bijvoorbeeld een paspoort of Nederlandse identiteitskaart) dat geldig is op het moment van in dienst treden. Een kopie daarvan bewaar je bij de administratie. Wat je eveneens bij de administratie bewaart, is een verklaring loonheffingen, die de medewerker vóór zijn indiensttreding bij jou inlevert. Op het salaris van de medewerker houd je straks immers loonheffing in. Om dat op een juiste manier te doen, moet je van de werknemer weten of hij je de loonheffingskorting al dan niet wil laten toepassen. Daarom is de verklaring nodig.

Ons salarispakket bevat een module voor digitaal archiveren van relevante stukken. Informeer naar de mogelijkheden.

Loontijdvak en salarisbetaling

In welke frequentie wil je jouw medewerker uitbetalen? Per maand of per vier weken? Doorgaans vindt salarisbetaling maandelijks plaats, maar in sommige sectoren is een frequentie van eens per vier weken gebruikelijk. Maak in ieder geval een keuze voordat je jezelf als werkgever aanmeldt bij de Belastingdienst. Loontijdvak en loonaangiftetijdvak moeten namelijk gelijk zijn. Hoewel wij de salarisadministratie voor onze rekening nemen, draag je zelf zorg voor de salarisbetaling. Desgewenst kun je gebruik maken van een betalingsbestand uit ons salarisprogramma ASP.

Belastingdienst

Eén van de eerste stappen die je zet als je personeel in dienst neemt, is de aanmelding als werkgever bij de Belastingdienst. Loonheffing die je op het salaris van jouw personeel inhoudt, betaal je aan de fiscus, evenals zorgverzekeringspremie. Normaliter is jouw werknemer sociaal verzekerd. Je draagt dan ook de premies voor de werknemersverzekeringen aan de Belastingdienst af (WAO/WIA, WW en ZW). De sector waarvan jouw bedrijf deel uitmaakt, is bepalend voor de hoogte van de premiebedragen. De betaling van loonheffing en premies gebeurt eenmaal per maand of vier weken aan de hand van de loonaangifte die je indient.

Pensioenverzekering

Niet al jouw premiebetalingen lopen via de Belastingdienst. Is een CAO op de arbeidsovereenkomst met jouw medewerker van toepassing? Dan is zijn pensioenopbouw hoogstwaarschijnlijk verplicht ondergebracht bij één van de bedrijfstakpensioenfondsen. Periodiek draag je premies af voor de regelingen van het fonds. Heb je niet met een CAO te maken? Dan kun je desgewenst een private pensioenverzekering afsluiten voor jouw medewerker.

Arbeidsongeschiktheid en ziekteverzuim

Wordt jouw medewerker (langdurig) arbeidsongeschikt, dan betaal je zijn salaris twee jaar lang door. Door middel van een ziekteverzuimverzekering kun je dit risico dekken. Tegenwoordig maakt arbodienstverlening vaak deel uit van de polis. Zo niet, dan sluit je een afzonderlijk contract af met een arbodienst of arbo-arts. Met ingang van juli 2017 moeten alle werkgevers een contract voor arbodienstverlening afsluiten dat aan een aantal minimumeisen voldoet. Verder wijs je in jouw bedrijf een preventiemedewerker aan. Je mag ook zelf als preventiemedewerker optreden als je minder dan tien personeelsleden in dienst hebt.

Aanmelding bij de Belastingdienst en diverse andere instanties kunnen wij desgewenst voor je verzorgen.

Bestaande regelingen aanpassen

Als je werkgever wordt, regel je niet alleen nieuwe dingen. Het is ook verstandig bestaande regelingen door te lichten. Een voorbeeld daarvan is de aansprakelijkheidsverzekering van jouw bedrijf. Nu ben alleen jij waarschijnlijk nog verzekerd. Door de polis aan te passen kun je ook de aansprakelijkheid van de werknemer verzekeren. Ook de bedrijfsschadeverzekering behoeft aanpassing. Jouw vaste lasten stijgen immers. Deze moeten in de polis opgenomen worden.

Tot slot

Je begrijpt dat wij in deze nieuwsbrief bovengenoemde onderwerpen niet uitputtend kunnen behandelen. Onze opsomming is nadrukkelijk bedoeld als een eerste oriëntatie op het speelveld dat je betreedt als je werkgever wordt. Bijzonderheden spreken we graag met je door. Maak je een afspraak? Onze adviseurs maken graag tijd voor je. Met 31 vestigingen is Alfa overal dichtbij.