Kun jij al makkelijker digitaal administreren met AgriNota?
26 november 2019
Digitalisering van de administratie is een veel besproken onderwerp. De vraag is inmiddels niet meer óf je overstapt maar wanneer. Voor onze agrarische klanten heet de oplossing AgriNota. Alle facturen heb je voortaan digitaal op één plek beschikbaar. Ook is AgriNota uitgebreid met een betaalfunctie. Hiermee kun je snel en overzichtelijk een lijst van de nog te betalen facturen maken.
Je kunt facturen op twee verschillende manieren aanbieden in AgriNota.
- De eerste optie is om de facturen te uploaden. Hiervoor dienen de facturen beschikbaar te zijn in pdf- of jpg-format. Deze facturen kun je in bulkhoeveelheid (circa 20 stuks per keer) in één keer uploaden in AgriNota. Het voordeel hiervan is dat de facturen direct zichtbaar zijn in het statusoverzicht. Zo kun je direct controleren of het uploaden succesvol is verlopen.
- Als tweede optie hebben we nog de EDI-Circle (Electronic Data Interchange) facturen. Deze facturen zijn geautomatiseerd vanuit de leveranciers. FrieslandCampina is een voorbeeld van een bedrijf dat de melknota’s en melkgegevens aanlevert in EDI-Circle. Alfa kan deze informatie opvragen om te verwerken in ons systeem. Hiervoor moeten we een machtiging aanvragen bij ondernemers: alleen jij kunt ons toegang geven tot je informatie.
Verwerking van facturen
De verwerking van facturen verandert door het gebruik van AgriNota. Nadat je de factuur in AgriNota hebt geüpload en gecontroleerd, hoef je de originele factuur niet meer te bewaren. De digitaal ingestuurde facturen voldoen aan de wettelijke bewaarplicht. Een administratiemap in de kast is daarmee overbodig geworden. Zie ook de informatie op de website van de belastingdienst.
De digitale administratiemap is via internet overal en altijd in te zien. Met handige zoekfilters in AgriNota wordt het oneindig doorzoeken van verschillende administratiemappen naar dat ene factuurtje een stuk eenvoudiger. Er kan onder andere worden gezocht op leveranciers, bedrag, factuurnummer en factuurdatum.
Betalingen
Nieuw binnen AgriNota is het betalen. Uit het factuuroverzicht wordt in het programma een lijst gemaakt van de facturen die je nog moet betalen. In deze lijst kun je facturen selecteren en in één batch klaarzetten voor de bank. Het betaalbestand dat daaruit voorkomt kun je naar de bank uploaden. AgriNota werkt het overzicht direct bij. Zodra je het betaalbestand hebt aangemaakt verhuizen de geselecteerde facturen naar het overzicht met de betaalde facturen.
Maar hoe zit dat met de automatische incasso’s? Ook daar is een oplossing voor. Eenmalig vul je de betaalinstellingen in per leverancier. Daar kan je ook aangeven wanneer het een automatische incasso betreft. Deze facturen verhuizen direct naar het overzicht met de betaalde facturen. Dit voorkomt dubbele betalingen.
Voordelen van AgriNota
- Alle facturen digitaal op één plek, altijd binnen handbereik
- Snel zoeken naar facturen (in meer dan één boekjaar) door middel van handige filters
- Overzicht van nog te betalen facturen en betaalde facturen
- Je voldoet aan de bewaarplicht
- Altijd up-to-date met de administratie
- Te koppelen aan het Alfa Management Paneel
Meer weten?
Wil je ook overstappen? Neem voor meer informatie en de mogelijkheden contact op met je klantbeheerder bij Alfa. Kijk ook op de website van Alfa voor actuele evenementen omtrent AgriNota.
Bekijk ook eens onderstaande links: