Banner

Kan ik een onbelaste kostenvergoeding doorbetalen bij ziekte?

15 mei 2017 | Door:  Erik Bos

Veel werkgevers maken bij indiensttreding van hun werknemers afspraken over een vaste kostenvergoeding. In de praktijk blijkt soms dat zo’n vergoeding vervolgens ‘op de automatische piloot’ in de salarisadministratie blijft staan. Oók in situaties waarin de werknemer tijdelijk geen kosten maakt, zoals bij ziekte. Kan dat eigenlijk wel? En zo ja, onder welke voorwaarden?

Vaste kostenvergoeding

Als een werknemer vaak dezelfde soort kosten maakt, kun je hem een vaste kostenvergoeding toekennen. Het voordeel hiervan is dat je niet maandelijks een groot aantal bonnetjes en declaraties hoeft te verwerken. Een vaste kostenvergoeding vermindert dus de administratieve rompslomp voor jou als ondernemer. Toch zijn er voorwaarden aan zo’n vergoeding verbonden, om misbruik te voorkomen. Waar moet je op letten?

Specificeren

Allereerst specificeer je een vaste kostenvergoeding, zodat duidelijk is voor welke kosten je welke vergoeding betaalt. Bovendien moet je vooraf een onderzoek doen naar de werkelijke omvang van de kosten, zodat deze ongeveer overeenkomen met de betaalde vergoeding.

‘Is zo’n onderbouwing überhaupt nodig?’ is misschien jouw eerste reactie. ‘De vergoeding kan ik toch eenvoudig onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling?’ Dat klopt. Toch doe je jezelf dan mogelijk tekort. Een aantal kosten mag je namelijk (onder voorwaarden!) onbelast vergoeden, zonder dat deze in mindering komen op jouw vrije ruimte voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen (1,2 procent van de totale fiscale loonsom van het personeel). Denk bijvoorbeeld aan reis- en studiekosten, kosten voor werkkleding, computers en gereedschappen en representatiekosten. Als deze posten onderdeel uitmaken van een vaste kostenvergoeding, is het van belang deze te onderscheiden én te onderbouwen! Dit hoeft niet als je, vóórdat je de werkkostenregeling toepaste, al een vaste kostenvergoeding betaalde en de omstandigheden ongewijzigd zijn gebleven.

Geen kosten, vergoeding tijdelijk doorbetalen

Maakt een werknemer tijdelijk geen kosten, bijvoorbeeld wegens ziekte, dan kun je de kostenvergoeding toch een poosje blijven uitbetalen, ook het onbelaste deel. Je kunt de vergoeding blijven uitbetalen in de maand waarin de werknemer ziek wordt en in de daarop volgende maand. Daarna zet je het onbelaste deel van de vergoeding stop. Doet je dit niet, dan is dit deel ook belast. Je mag de onbelaste kostenvergoeding pas weer uitbetalen vanaf de maand nádat de werknemer weer aan het werk is gegaan. Stel dat jouw werknemer op 5 maart ziek wordt en het werk hervat op 23 september. Je betaalt de kostenvergoeding tot 1 mei en daarna weer vanaf 1 oktober.

Alleen als bepaalde kosten ook tijdens ziekte doorlopen, zoals abonnementen op een vaktijdschrift, mag je dit deel van de onbelaste kostenvergoeding blijven betalen tijdens de ziekteperiode.

Meer weten?

Heb je vragen over de werkkostenregeling? Of over andere aspecten van arbeidsongeschiktheid? Neem dan contact op met een adviseur van Alfa Salaris en Personeel. Hij of zij zoekt graag met jou naar een passende oplossing. Met 31 vestigingen is Alfa overal dichtbij.

Erik Bos

Erik Bos

Adviseur Salaris en Personeel


Meer over Erik