Jouw personeel werkt regelmatig thuis. Wat mag je onbelast vergoeden?

8 juni 2017

In veel bedrijven werken werknemers regelmatig vanuit huis. Om thuis te kunnen werken, hebben zij vaak bepaalde faciliteiten nodig. Denk aan een mobiele telefoon en een laptop. Kun je als werkgever hiervoor een onbelaste vergoeding geven of niet?

Werkkamer

Voor een werkkamer kunt je geen onbelaste vergoeding geven. Wil je de belasting toch niet voor rekening van jouw werknemer laten komen? Dan kun je de vergoeding wel onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Zoals je weet, mag je per kalenderjaar maximaal 1,2 procent de totale fiscale loonsom van de medewerkers besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Is de vrije ruimte al verbruikt? Dan is een eindheffing van 80 procent van toepassing over de vergoeding.

Zelfstandige werkruimte?

Zaken die jouw werknemer in de werkruimte gebruikt, zoals een bureau, zijn alleen belastingvrij als de werkruimte ‘zelfstandig’ is. Dit wil zeggen dat de werknemer deze ruimte zonder problemen aan een derde zou kunnen verhuren. De werkruimte heeft dan een eigen ingang hebben en eigen sanitair. Ook heeft  u met de werknemer een zakelijke huurovereenkomst afgesloten met betrekking tot deze werkkamer. Tot slot is een vereiste dat de werknemer ook daadwerkelijk in de werkruimte werkt.

Voldoet de werkruimte aan deze eisen, dan kun je de inrichting belastingvrij ter beschikking stellen. De inrichting moet wel jouw eigendom blijven. Dat wil zeggen dat de werknemer een en ander teruggeeft als hij de inrichting niet meer gebruikt. Verder kun je ook de energie voor de werkkamer belastingvrij vergoeden.

Bij een niet zelfstandige werkruimte kun je wel de werkkostenregeling toepassen om belastingheffing bij de werknemer te voorkomen. Dat wil zeggen: voor zover nog vrije ruimte beschikbaar is.

Noodzakelijke computer, mobiel en gereedschap

Een voor het werk noodzakelijke computer, mobiele telefoon, gereedschap en dergelijke apparatuur mag je ook belastingvrij vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Dit geldt ook als een en ander niet noodzakelijk is, maar wel voor minstens 90 procent zakelijk gebruikt wordt. Gebruikt de werknemer de spullen niet meer, dan moet hij ze aan je teruggeven of jou de restwaarde betalen.

Desgevraagd moet je aannemelijk kunnen maken dat de apparatuur noodzakelijk is voor het werk. De werknemer moet desgevraagd aannemelijk kunnen maken dat hij de apparatuur minstens 90 procent zakelijk gebruikt.

Arbo-voorzieningen

Voorzieningen op grond van de Arbowet zijn ook onbelast als de werkkamer voldoet aan de Arbo-eisen. De werknemer moet de voorzieningen in de werkruimte daadwerkelijk gebruiken. Hij betaalt je hiervoor geen vergoeding.

Meer weten?

Werkt jouw personeel regelmatig vanuit huis en heb je vragen over de mogelijke vergoedingen? Of wil je weten hoe je optimaal gebruik kunt maken van de werkkostenregeling? Neem dan contact op met een adviseur van Alfa Salaris en Personeel. Hij of zij zoekt graag met jou naar passende antwoorden op jouw vragen. Met 31 vestigingen is Alfa overal dichtbij.