Benut vrije ruimte van de WKR

19 oktober 2022 | Door:  Erik Bos

Alle werkgevers in Nederland hebben te maken met de werkkostenregeling (WKR) als het gaat om de fiscale behandeling van onbelaste personeelsvergoedingen en – verstrekkingen. Wat houdt deze regeling in en wat kun je er als werkgever mee? Hieronder zetten wij de feiten voor je op een rij.

Vrije ruimte

Simpel gezegd, houdt de werkkostenregeling in dat de werkgever op jaarbasis maximaal 1,7 procent (3 procent in 2023) over de eerste € 400.000 van zijn totale fiscale loonsom mag gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers. Is de fiscale loonsom hoger dan € 400.000, dan geldt voor het meerdere een percentage van 1,18. Vergoedingen die deze ‘vrije ruimte’ te boven gaan, worden belast met een eindheffing van 80 procent bij jou als werkgever.

Voorbeeld

De fiscale loonsom van alle medewerkers in een kalenderjaar is € 520.000. De vrije ruimte is 1,7 procent van de eerste € 400.000 en 1,18 procent van de volgende € 120.000. In totaal kan de werkgever in dit voorbeeld € 8.216 (€ 6.800 + € 1.416) besteden aan onbelaste personeelsvergoedingen en -verstrekkingen.

Niet alle werkkosten die je maakt, gaan ten koste van de vrije ruimte. Gerichte vrijstellingen (zoals een reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer (€ 0,21 in 2023), en kosten van maaltijden tijdens overwerk) , nihil waarderingen van loon in natura (zoals bijvoorbeeld de koffie en thee en echte werkkleding) en kosten die de werknemer voorschiet voor de werkgever blijven buiten schot. 

Extra kosten bij overschrijding vrije ruimte

Afhankelijk van jouw totale fiscale loonsom en je overige aangewezen werkkosten, betaal je dus maximaal 80 procent belasting over de waarde van vergoedingen die de vrije ruimte te boven gaan. De kosten van bijvoorbeeld een kerstpakket met een waarde van € 100 kunnen op deze manier oplopen tot € 180. De vraag is echter hoe erg dat is. Als je het kerstpakket niet in de vrije ruimte stopt, maar als loon bruteert, betaal je doorgaans (veel) meer. Zie dit rekenvoorbeeld:

Gebruikelijkheidstoets

Als werkgever kun je vergoedingen en voorzieningen aanwijzen in de vrije ruimte. Er is echter een beperking in de vorm van een gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat de vergoeding of verstrekking die je aanwijst, niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in soortgelijke omstandigheden gebruikelijk is.
Van soortgelijke omstandigheden is bijvoorbeeld sprake als dezelfde vergoedingen of voorzieningen worden betaald aan:

• Andere werknemers van dezelfde werkgever;
• Collega's van de werknemer in dezelfde functiecategorie;
• Werknemers van andere werkgevers.

Vergoedingen, verstrekkingen of ter beschikking stellingen tot in totaal € 2.400 per persoon per jaar, worden geacht altijd te voldoen aan de gebruikelijkheidstoets en kunnen daarom altijd worden aangewezen in de vrije ruimte.

WKR tijdens de energie crisis

Jouw werknemers worden, net als de rest van Nederland, momenteel geconfronteerd met allerlei extra kosten voor energie en levensonderhoud. Wellicht wil je daar als werkgever iets aan doen. Denk eens aan een bijdrage aan kosten die de werknemer maakt om zijn huis te verduurzamen en extra te isoleren. Dit kan niet belastingvrij maar als je nog vrije ruimte over hebt in de werkkostenregeling, kun je daar wellicht gebruik van maken. Dan blijft jouw bijdrage alsnog onbelast.

Heb je vragen?

Graag helpen onze adviseurs je om de juiste keuzes te maken en de WKR optimaal te benutten. Aarzel daarom niet bij vragen contact met hen op te nemen.