Banner

Vijf onmisbare tips om je administratie zo goed mogelijk te digitaliseren

25 juni 2020 | Door:  Marloes van der Weide

In mijn vorige artikel heb ik geschreven over de verplichtingen voor een digitale administratie. Maar als je nu de administratie wilt digitaliseren, waar begin je dan? Hieronder vind je een aantal tips en trucs om dit goed te doen.

1. Informeer je leveranciers

We beginnen bij het ontvangen van de facturen. Die facturen komen nu via verschillende kanalen binnen. De ene leverancier stuurt ze via email, de andere via een portal of zelfs traditioneel via de post. Het overzicht is dan snel kwijt. Maak een standaard-email voor alle leveranciers waarin je vermeldt dat je graag de facturen voortaan digitaal in pdf-formaat wilt ontvangen. Vermeld in die mail naar welk e-mailadres je de factuur gestuurd wilt hebben.

2. Maak een apart mailadres aan

Allereerst is het heel handig om alle facturen binnen te krijgen op één emailadres. Zo blijf je het overzicht houden. Maar je wilt ze ook niet allemaal in de inbox hebben, waarin ook je reguliere email of opdrachtbevestigingen binnenkomen. Handig is dan om een apart emailadres aan te maken voor je facturen, bijvoorbeeld factuur@bedrijfsnaam.nl of factuurbedrijfsnaam@provider.nl

3. Houd overzicht in je inbox

Wanneer je alle facturen digitaal ontvangt, zorg er dan voor dat je de inbox altijd netjes bijwerkt om overzicht te houden. Na het uploaden naar je administratie moet je wel overzicht houden welke factuur je al gehad hebt en welke nog niet. Maak daarvoor een simpele indeling in je inbox: bijvoorbeeld met een mapje genaamd ‘geüpload’. Zodra je de factuur in de administratie hebt gezet sleep je eenvoudig de email naar dit mapje in de inbox. In mijn vorige artikel heb ik het ook gehad over de bewaarplicht van deze originele facturen. Zorg dus ook dat je email wordt gearchiveerd en zorg voor een back-upprocedure.

4. Gebruik een app om facturen en bonnen te scannen

Dan blijven er altijd nog de facturen en bonnen over die je bij de kassa in de winkel krijgt. Deze facturen en bonnen wil je ook gedigitaliseerd hebben. Nu kun je die thuis onder de scanner leggen. Maar we weten allemaal dat facturen en bonnen soms op bijzondere wijze verloren gaan in de autorit naar huis. Handiger is het dan om direct na de aankoop in de auto een foto te maken van je factuur of bon.

Stuur deze foto door naar je emailadres voor facturen en ziedaar: je hebt alles weer op één plek. Wat je ook kunt doen is een app gebruiken die je foto omzet in een digitaal bestand. Er zijn vele apps op de markt die je kunt gebruiken. Er zijn ook apps die direct verbonden zijn met je boekhoudpakket, dus enig onderzoek vooraf is wel handig om te doen.

5. Kies het juiste boekhoudpakket

Zorg ervoor dat je een boekhoudpakket gebruikt waarbij je de digitale factuur ook daadwerkelijk kunt uploaden. Tegenwoordig kan dit bij bijna alle boekhoudpakketten. Er zit wel onderscheid in pakketten. Bij het ene pakket wordt de factuur automatisch herkend en doorgeboekt, bij het andere pakket kan de factuur alleen als bijlage aan de boeking worden gehangen. Ook daar zijn vele soorten en smaken op de markt.

Zie ook:

Mocht je vragen hebben, neem dan contact op met je adviseur bij Alfa. Samen met jou brengen we je wensen en behoeften in kaart en vinden we de beste oplossing.

Marloes van der Weide

Marloes van der Weide

Assistent accountant

088 2532207 | mvdweide@alfa.nl


Meer over Marloes